7 fonctionnalités d’automatisation clés dont chaque système de traitement des factures a besoin

mai 20, 2022 by Joy Yang

Selon le rapport Account Payable Automation de Business Insider, 44 % des entreprises cherchent à intégrer l’automatisation dans les processus AP afin d’augmenter leur efficacité et de tirer le meilleur parti des opportunités de réduction des coûts.

Le traitement des factures est l’une des procédures les plus critiques des comptes fournisseurs et est responsable de la génération, de l’acheminement, de l’approbation et du paiement des factures et des documents de paiement. Le traitement des factures est nécessaire pour toutes les opérations financières et garantit le paiement en temps voulu de toutes les cotisations dans un cadre d’entreprise.

Cela dit, le système traditionnel de traitement des factures est très inefficace et nécessite fréquemment des interventions manuelles. De la saisie manuelle des données de facturation à la création de factures papier, en passant par le rapprochement des bons de commande et le classement sans fin, tous les processus entraînent des retards inutiles qui affectent la productivité et l’efficacité de votre entreprise.

Un bon système de traitement des factures dans le cloud est un excellent outil pour maximiser l’efficacité opérationnelle. Il offre aux entreprises plusieurs fonctionnalités d’automatisation qui rationalisent le flux de travail traditionnel des entreprises. Un système de traitement automatisé des factures redéfinit les processus commerciaux manuels et donne à l’entreprise un pouvoir total sur la gestion des factures, de l’arrivée au courrier. Par rapport à une facture manuelle, cela fonctionne plus rapidement dans un flux de travail d’entreprise.

Fonction d’automatisation à 7 touches

À l’aide de l’IA et de l’apprentissage automatique, une solution de traitement des factures rationalise tous les processus de comptes fournisseurs et permet aux entreprises de mettre en œuvre une automatisation complète des processus de comptabilité fournisseurs. Dans cet article, nous passerons en revue 7 fonctionnalités d’automatisation clés dont chaque système de traitement des factures a besoin.

1-Console de gestion basée sur le Web

Un système de traitement des factures met tout à portée de main. Ces solutions disposent généralement d’un tableau de bord Web unique et permettent aux utilisateurs de gérer la facturation, les acheteurs, les vendeurs, les paiements, les données financières, etc.

À l’aide de l’outil cloud, vous pouvez accéder à des fonctionnalités très utiles telles que la facturation récurrente, la gestion des abonnements, les modèles de facturation au compteur, au volume et à plusieurs niveaux, le libre-service et la facturation unique.

2-Capture de données intelligente

La capture intelligente de données (IDC) est une fonctionnalité clé des systèmes avancés de traitement des factures et aide les organisations à fournir des documents pertinents et à extraire des données pour le routage numérique des informations.

La technologie utilise une combinaison de fonctionnalités de capture avancées, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de puissants modèles d’apprentissage automatique pour récupérer les informations des factures et effectuer un traitement et une classification de texte de haut niveau.

Le traitement manuel de l’information est principalement sujet à des erreurs humaines et à des retards et constitue un énorme obstacle à l’efficacité des entreprises. Intelligent Data Capture permet aux organisations d’effectuer automatiquement le traitement des factures.

Dans le même temps, la fonctionnalité permet aux entreprises de capturer des informations à partir d’une myriade de sources différentes, allant des factures, contrats, reçus, réclamations et documents d’expédition aux images numérisées, fax et e-mails.

La capture intelligente de données permet également aux organisations d’organiser les informations avec des métadonnées complètes. Cela rend non seulement les données plus accessibles pour les applications métier, mais les rend également disponibles pour les analyses basées sur l’IA. En effectuant des analyses de données sur ces informations organisées, les entreprises peuvent fournir des informations exploitables aux décideurs.

 

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3-Surveillance et analyse en temps réel

Un système de traitement des factures automatisé dans le cloud permet aux organisations d’améliorer la transparence de l’automatisation des factures. En utilisant la solution, un responsable peut facilement surveiller les dépenses de l’entreprise et comprendre quoi, quand et où une facture a été générée.

Le haut niveau de détail fourni par les solutions de traitement des factures permet aux entreprises d’être conscientes de l’évolution des modèles et des tendances de leurs dépenses.

Dans le même temps, la solution offre aux responsables un plus grand contrôle sur le traitement des factures et leur permet d’accéder à des rapports utiles tels que les suivants :

  1. Rapport de productivité
  2. Dettes impayées
  3. Rapport de processus clé
  4. Rapport d’analyse des exceptions
  5. Rapports centraux
  6. Rapports d’audit
  7. Prévision d’escompte
  8. Analyse des paiements fournisseurs

4-Archivage de documents

L’archivage de documents est nécessaire pour stocker en toute sécurité les informations qu’une organisation n’utilise pas régulièrement. L’archivage des documents est une fonctionnalité clé du traitement automatisé des factures car il met fin à la chasse au papier et permet aux entreprises de mettre en œuvre une automatisation complète.

À l’aide de la numérisation de documents et de la classification intelligente des documents, le système rassemble le contenu des documents, identifie le type de documents et les archive dans son stockage approprié. Cela signifie que les entreprises ont un plus grand contrôle sur leurs dossiers électroniques et qu’elles peuvent même accéder à ces dossiers via un portail en ligne.

Selon la manière dont vous gérez actuellement l’archivage des documents, la conservation et l’élimination des enregistrements, le traitement automatisé des factures peut bénéficier considérablement à votre entreprise. La fonction vous permet de stocker des documents dans un stockage hors site, réduisant ainsi le coût du transport manuel des documents. En d’autres termes, la gestion électronique des documents éliminera pratiquement les frais généraux liés aux documents.

Souvent, le personnel de l’AP doit passer des heures à rechercher des fichiers et à les classer. Avec l’aide de l’archivage numérique des documents, l’entreprise peut utiliser le personnel pour des tâches et des initiatives plus stratégiques. De même, en éliminant ces tâches fastidieuses et chronophages, vous pouvez minimiser les délais de traitement des documents tout en rehaussant le moral des employés.

5-Règles d’automatisation et personnalisation

Un système avancé de traitement des factures permet aux clients de créer des flux de travail personnalisés à l’aide de fonctionnalités de facturation sur mesure. En personnalisant les fonctionnalités clés en fonction des besoins de votre organisation, votre entreprise peut rationaliser les flux de travail internes et réduire les exceptions et les litiges.

Dans le même temps, la gestion automatisée des exceptions offerte par les solutions de traitement des factures réduit les fuites du système. Ces fonctionnalités jettent les bases d’une forte conformité des factures et permettent aux entreprises de créer des factures basées sur les tâches ou les taux du personnel.

Vous devez également vous rappeler que la conception des factures et des factures est tout aussi importante que leur exactitude. C’est pourquoi pour les entreprises d’avoir des modèles de communication professionnels et prédéfinis.

Un système de traitement automatisé des factures aide les organisations à intégrer la marque dans leurs factures. En conséquence, vous pouvez inclure des logos d’entreprise personnalisés, du texte et divers objets de conception facultatifs sur les factures pour la continuité de la marque.

6-Gestion et classification des factures

Les factures générées par les fournisseurs sont des documents complexes diffusés sur différents supports et disponibles dans différents formats. Les vendeurs envoient ces documents dans des formats électriques (images, documents Word, fax ou PDF) et papier, ce qui rend difficile leur tri, leur catégorisation et leur saisie manuelle.

Un système de traitement des factures permet aux entreprises de mettre en œuvre une classification intelligente des documents. La technologie utilise plusieurs méthodes pour baliser les types de documents standard et d’autres contenus liés aux processus métier.

La classification intelligente des documents garantit que les documents de paiement sont traités avec précision, ce qui permet aux entreprises de résoudre plus facilement les dettes impayées sans perdre de temps.

7-Efficacité opérationnelle

En fin de compte, un bon système de traitement de la facturation élimine le besoin de systèmes externes. L’utilisation de fonctionnalités internes pour les organisations déclarantes fiscales peut effectuer des calculs dans le même système. Cela signifie que les entreprises n’ont plus besoin de perdre des heures à résumer les informations. En utilisant des solutions intelligentes de traitement des factures, votre organisation peut tirer parti des fonctionnalités qui amplifient les performances des AP tout en optimisant les flux de travail existants.

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