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OPTIMISEZ LES CYCLES DE VIE DE VOS DOCUMENTS DE FACTURATION
De nombreuses erreurs sont commises, et du temps est perdu entre la transition des documents physiques vers le numérique. Avec un nombre important de factures à traiter chaque jour pour la prise de décision, les équipes AP ont besoin d’une meilleure façon de traiter les factures facilement, réduisant le temps de traitement à seulement quelques minutes.
Téléchargez la BrochureGestion des Factures
La correspondance automatisée des factures classe, compare avec les bases de données ERP et trie automatiquement les factures en différents types de documents avec des options de classification basées sur le texte, l’image et les règles.
Entrées Multi-Canaux
Les factures arrivant par courrier, e-mail ou fax sont capturées, enregistrées et traitées dans un flux de travail standardisé. La capture au point d’entrée, au lieu du transfert manuel de papier, permet l’automatisation des factures dans des flux de travail numériques, ajoutant de la transparence à votre processus AP.
Règles d'Automatisation
PF360 Capture peut être adapté pour mieux correspondre au flux de travail de votre entreprise et de vos employés. En utilisant l’apprentissage automatique, vous pouvez choisir de le configurer automatiquement pour le type de document, de faire approuver le type par les employés d’abord, ou de permettre aux employés de sélectionner le type avant le traitement.
Archivage des Documents
Avec l’archivage numérique, les factures peuvent être conservées dans une file d’attente pour la vérification des données et, une fois soumises, sont converties en fichiers PDF consultables avec des métadonnées pour un étiquetage simple, garantissant la conformité avec les réglementations de rétention financière.
Commencez à Automatiser Vos Processus de Facturation
Cessez de dépendre des processus manuels de facturation chronophages.
Téléchargez le guide gratuit pour découvrir comment l'Automatisation du Traitement des Factures peut éliminer le papier et automatiser toutes vos captures de données.
COMMENT FONCTIONNE L'AUTOMATISATION AP
ILa capture intelligente est un élément clé pour une solution moderne de traitement des factures. Elle couvre cinq étapes entre l’arrivée de la facture et son enregistrement.
Prend en charge une large gamme de canaux d'entrée, y compris le courriel, la numérisation de factures en ligne, les imprimantes multifonctions (MFP), le FTP, la capture mobile, le fax, et plus encore. Cette flexibilité assure un traitement uniforme des documents, quelle que soit leur forme ou leur format.
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est utilisée pour extraire les données des documents, toutes les informations pertinentes étant stockées de manière sécurisée dans la base de données. Le système utilise des algorithmes d'apprentissage automatique pour catégoriser automatiquement les documents, améliorant ainsi sa précision et son efficacité au fil du temps à mesure qu'il traite une plus grande variété de types de documents. Cette solution exploite intelligemment la base de données pour comparer et analyser le contenu de chaque document, permettant ainsi l'identification et la compréhension automatiques des informations.
Les données des champs clés de la facture sont identifiées et extraites avec précision. Le système intègre des règles de validation spécifiques à chaque pays et effectue une correspondance de factures avec les données de base ainsi qu'avec les bons de commande (BC). Il gère habilement différents types de documents, en extrayant sans effort les données au niveau des champs et des articles, sans nécessiter de modèles, d'ancres, de mots-clés ou de zones prédéfinies
Les données sont automatiquement validées par rapport à d'autres pour assurer la cohérence. Le processus d'approbation des données est facilité grâce à un système d'approbation de flux de travail intelligent, qui comprend le traitement automatisé des factures avec la possibilité d'une vérification manuelle par le personnel pour les informations manquantes, et une publication instantanée pour les documents correspondant aux bons de commande (BC) valides.
Les documents et leurs métadonnées correspondantes sont exportés de manière fluide vers le système ERP choisi ou vers un dépôt de données, facilitant ainsi le transfert ultérieur des données de facturation. L'automatisation de l'indexation des factures basée sur des champs clés améliore considérablement la vitesse et la facilité de récupération des factures. De plus, des rapports de visibilité complets capturent des analyses essentielles, offrant des perspectives sur les indicateurs de performance et affinant davantage la précision de l'extraction des données.
AUTOMATISEZ VOS PROCESSUS DE FACTURATION
Capturez des données à partir de documents, classez-les automatiquement et dirigez-les dans votre système de gestion comptable, simplifiant les processus AP et réduisant le temps de traitement à seulement quelques minutes.CORRESPONDANCE DES COMMANDES D'ACHAT
La correspondance automatisée des bons de commande dans l’entête de facture et la validation auprès des bases de données ERP facilitent la réconciliation des données, rationalisent et permettent le traitement ininterrompu des documents correspondants.
MODÈLES DE DÉPLOIEMENT MULTIPLES
CapturePoint permet la capture automatisée de documents et de données. La solution peut être étendue pour s'intégrer à d'autres processus documentaires au sein des flux de travail, tout en étant basée entièrement sur le cloud ou hybride, où le traitement est effectué dans le cloud avec une application/référentiel sur site, ou basée entièrement sur site.
CLASSIFICATION DES FACTURES
La technologie de classification permet de classer les documents entrants en différents types et variations afin de les trier automatiquement et de les acheminer vers des destinations prédéfinies. CapturePoint pour les factures offre des méthodes de classification basées sur l'image, le texte ou des règles.
TRAITEMENT ININTERROMPU
Le traitement automatisé des documents, de l'arrivée de la facture à la comptabilisation, sans intervention manuelle, permet au personnel des comptes fournisseurs de se concentrer uniquement sur les factures exceptionnelles.
INTÉGRATIONS VARIÉES
La solution AP peut être intégrée en toute transparence dans un environnement financier existant, avec des connecteurs vers divers ERP, des flux d'approbation et des systèmes BPM.
VÉRIFICATION INTUITIVE DES DONNÉES
Notre interface de validation intuitive guide le personnel aux champs qui nécessitent une attention particulière. Les suggestions de valeurs intelligentes et d'autres fonctionnalités utiles facilitent la vérification efficace des données.
CE QUE LES CLIENTS DISENT DE NOUS
CapturePoint a réduit de moitié environ le temps nécessaire au traitement des comptes fournisseurs et augmenté la productivité de 60 %, tout en perrmettant aux membres de l'équipe comptes fournisseurs de se sentir plus épanouis.
George Hatzigeorgiou
L'investissement dans CapturePoint a permis de réaliser d'importantes économies en évitant d'embaucher du personnel supplémentaire et permet au personnel actuel de se concentrer sur des tâches plus prioritaires.
Eva Kazemi
Pourquoi devriez-vous envisager l'Automatisation du Traitement des Factures ?
Nous sommes ravis que vous posiez la question.
Transparence du Cycle de Vie
Obtenez une plus grande visibilité sur le cycle de vie de vos documents grâce au traitement des factures provenant de diverses sources et formats.
Économies de Coûts
Économisez du temps et réduisez les coûts des processus manuels et chronophages qui peuvent être réduits de semaines à quelques jours.
Réduction du Temps du Processus AP
Optimisez la trésorerie, permettez l'escompte dynamique et planifiez les prévisions dès que les documents sont reçus dans votre système comptable.
Améliorer la Productivité Opérationnelle
Rationalisez les opérations, réduisez les erreurs humaines et améliorez le flux de travail en traitant avec précision les informations électroniques.