Tout ce que vous devez savoir sur les systèmes de gestion des références électroniques

mai 20, 2022 by Joy Yang

L’aiguillage des patients est le principal moyen d’orienter les patients vers des soins spécialisés. Une gestion inefficace de ces références entraîne de nombreux problèmes non seulement pour les patients, mais aussi pour les payeurs et les systèmes de santé.

Bien qu’elle soit un élément essentiel du flux de revenus, la gestion des références est souvent négligée par les systèmes de santé. Chaque année, les systèmes de santé perdent en moyenne de 55 % à 65 % de leurs revenus en raison des fuites de références. Ces pertes affectent les efforts du système pour acquérir de l’équipement et fournir un traitement en temps opportun à ses patients.

De plus, l’absence d’un système efficace de gestion des références oblige les systèmes de santé à dépenser près de 250 milliards de dollars pour traiter 30 milliards de transactions de soins de santé par an. Sur ces 30 milliards de transactions, 15 milliards sont dépensés en fax, ce qui gaspille des milliards de revenus précieux.

Pour éviter le gaspillage de ressources, de nombreux systèmes de santé ont commencé à adopter des systèmes de gestion de référence électronique. Les solutions de gestion des références électroniques sont connues pour rationaliser les références à l’aide de fonctionnalités technologiques avancées, surpassant les systèmes existants.

Dans cet article, nous examinerons les principaux défis auxquels sont confrontés les systèmes de santé actuels et expliquerons tout ce que vous devez savoir sur les systèmes de gestion E-Referral.

Que sont les systèmes de gestion des références électroniques ?

Les références électroniques ou e-références sont des plates-formes électroniques qui permettent un transfert transparent des informations sur les patients du prestataire de soins de santé primaire aux prestataires secondaires. Ces systèmes numériques sont la version numérisée des références sur papier utilisées dans les systèmes traditionnels de gestion des références.

Un système de gestion des références électroniques a un grand potentiel pour rationaliser le partage d’informations et la communication entre les praticiens. Ces systèmes éliminent les inefficacités opérationnelles entre les prestataires, garantissant un traitement rapide des patients tout en minimisant les pertes causées par les fuites.

Principaux défis causés par une gestion inefficace des références

L’objectif principal des systèmes de gestion E-Referral est d’améliorer la qualité des soins aux patients tout en augmentant la transparence et en rationalisant les processus existants dans les systèmes de santé.

Les systèmes de santé qui utilisent encore les systèmes traditionnels de gestion des références souffrent de lacunes considérables dans la communication entre les spécialistes et les prestataires de soins. Tous ces facteurs entraînent des problèmes, tels que l’inefficacité clinique et opérationnelle, des boucles de référence rompues et une mauvaise coordination des soins, affectant directement la qualité des soins que les patients reçoivent.

Malgré cela, de nombreux systèmes de santé tardent à adopter les technologies disponibles et finissent par créer de nouveaux obstacles dans le continuum des soins aux patients. Voici quelques-uns des plus grands défis causés par des systèmes de gestion des références inefficaces.

1-Erreurs de référence

Les erreurs de référencement sont l’un des plus grands problèmes causés par des systèmes de gestion de référencement inefficaces. Ces erreurs peuvent avoir de graves conséquences pour les patients concernés. Selon une étude publiée en 2018, les erreurs médicales sont devenues la troisième cause de décès aux États-Unis, avec des décès estimés à 440 000.

2-Documents

Souvent, les médecins passent à côté d’informations précieuses sur les patients en raison d’un manque de coordination entre les prestataires. Il est également courant que les systèmes de référence manquent des résultats et des symptômes vitaux des tests initiaux lors de l’envoi de la commande de référence ; quelque chose qui entraîne des complications de santé qui auraient dû être évitées.

3-Suivis

Plusieurs cabinets de soins primaires ne font pas de suivi après avoir référé un patient à un spécialiste. Sans surprise, des études des Archives of Internal Medicine ont révélé que seulement 50 % de ces références ont abouti à un rendez-vous terminé.

4-Retards

Les systèmes traditionnels de gestion des références sont encombrés de processus inefficaces qui entraînent des retards. Les patients doivent attendre entre la période où la référence est envoyée et la fin du rendez-vous. Il est courant que les patients soient frustrés par le processus de planification, ce qui les oblige à annuler les références en raison de retards prolongés.

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Comment le système de gestion des références électroniques améliore la coordination des soins

La majorité des défis auxquels sont confrontés les systèmes de santé et les spécialistes découlent d’un manque de coordination après une référence. Un système de gestion E-Referral agit comme un pont pour la communication et offre aux patients une expérience complète et positive.

Étant donné que le système utilise un système automatisé, les médecins, les systèmes de santé et les spécialistes n’ont plus à s’inquiéter de la perte de références. Le système de gestion utilise un réseau uniforme pour relier tous les fournisseurs de soins primaires aux spécialistes.

Avec l’aide du système connecté électroniquement, les spécialistes peuvent développer un réseau de collaboration en matière de soins. Cela signifie que toutes les parties impliquées sont responsables du bien-être et des soins opportuns des patients communs.

En utilisant le système, les prestataires de soins de santé primaires peuvent fournir des soins de qualité aux patients tout en minimisant les processus manuels. En échange de soins de qualité, ces prestataires gagnent des remboursements, ainsi que la confiance de leurs patients.

De plus, toutes les informations relatives aux références sont stockées numériquement. Les PCP, envoient ces informations par le biais de notifications électroniques sécurisées, leur permettant de partager des informations en toute transparence avec des spécialistes. La connexion directe avec des spécialistes évite non seulement toute perte d’informations, mais facilite également le suivi des références par les PCP.

Un système intelligent de gestion des références électroniques ferme la boucle sur toutes les références, permettant aux PCP de surveiller chaque demande depuis sa création jusqu’à son achèvement. Avec moins de temps d’attente pour les visites dans les cliniques spécialisées, un système de santé peut également effectuer des suivis sur chacune de leurs références.

Fonctionnalités clés du système de gestion des références électroniques

La plupart des hôpitaux s’appuient actuellement sur divers types de DME pour gérer les processus médicaux. Cependant, ces systèmes manquent souvent des fonctionnalités nécessaires pour gérer les processus de référencement de bout en bout. Pour bénéficier pleinement d’un système de gestion E-Referral, votre solution doit disposer des fonctionnalités clés suivantes :

1-Utilisation intuitive

Les fournisseurs de soins primaires et apparentés sont souvent surchargés de travail et surchargés. C’est pourquoi les solutions E-Referral doivent être intuitives à utiliser. Il est préférable d’avoir une solution avec moins de fonctionnalités qu’un système avec d’innombrables fonctionnalités mais trop compliqué pour les utilisateurs.

2-Listes de travail gérables

L’un des principaux objectifs des solutions E-Referral est d’optimiser les flux de travail existants. Des listes de travail gérables permettent aux utilisateurs de créer et d’organiser automatiquement des références dans des files d’attente en fonction de leur service concerné et de leur statut dans le cycle de référence.

3-Messagerie sécurisée

Les informations médicales sont extrêmement confidentielles et doivent être conformes aux réglementations HIPAA. Dans le même temps, il est également nécessaire que les gestionnaires aient la possibilité d’envoyer des informations médicales pour les références nécessitant une attention immédiate. C’est pourquoi il est nécessaire que ces solutions offrent des fonctionnalités telles que la messagerie sécurisée.

4-Suivi des patients

Le suivi des patients est un élément essentiel du cycle de référence. Il aide les systèmes de santé à vérifier si une demande de référence a été complétée ou non et est essentiel pour boucler la boucle des références. Tout système de gestion E-Referral est incomplet sans suivi des patients.

5-Capture de données automatisée

En termes de collecte de revenus, la capture automatisée des frais est peut-être la caractéristique la plus importante de toute solution de gestion de référence électronique. Cette fonctionnalité alimente la plupart des automatisations liées à la gestion des références, car elle permet au système d’évaluer en profondeur l’activité de référence.

Pourquoi votre organisation devrait-elle utiliser le système de gestion de référence électronique ?

Les systèmes de gestion des références électroniques optimisent le flux de travail de toute organisation qui s’appuie sur des réseaux de santé externes pour les soins aux patients. Cependant, ces solutions sont cruciales dans les situations où les prestataires référents et destinataires utilisent des DSE/DME différents.

Une solution intelligente d’e-référence peut aider les utilisateurs à minimiser les coûts opérationnels, à augmenter les revenus, à réduire les absences et à coordonner plus efficacement les données médicales. En tirant parti de cette technologie, les systèmes de santé peuvent fournir aux patients des soins fondés sur la valeur et améliorer les résultats pour les patients.