Pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est nécessaire pour un flux de travail optimisé en 2020

mai 19, 2022 by Joy Yang

Les comptes créditeurs jouent un rôle essentiel dans les opérations commerciales quotidiennes. Il a un impact direct sur la gestion des flux de trésorerie, maintient les relations avec les fournisseurs et offre une sécurité contre la fraude. Cependant, de la réception au paiement, plusieurs processus comptables nécessitent une intervention manuelle.

Les processus AP manuels empêchent les équipes d’utiliser leur temps de manière optimale et les limitent au paiement des factures ou à la collecte des enregistrements des reçus impayés. Par conséquent, s’appuyer sur des processus manuels de comptes fournisseurs peut ralentir l’ensemble du flux de travail de votre entreprise.

Néanmoins, des technologies perturbatrices telles que l’automatisation des comptes fournisseurs ont permis aux équipes comptables de réduire les interventions manuelles inutiles ; par conséquent, ces équipes ont été en mesure de maximiser l’efficacité opérationnelle.

Alors que l’automatisation d’autant d’étapes que possible devrait être l’objectif des équipes à la recherche d’une efficacité optimale, l’automatisation de ces trois étapes du processus des comptes fournisseurs offre des avantages considérables. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est nécessaire pour un flux de travail optimisé en 2020.

Approbation et routage

Avant le paiement, les factures doivent passer par une série d’approbations. Ces approbations sont nécessaires pour assurer l’exactitude et la validité des factures. Étant donné que le processus de validation et d’approbation nécessite différentes étapes, l’acheminement manuel de ces factures augmente les risques de perte de ces factures.

Dans le même temps, le temps nécessaire pour que les factures transitent d’un bureau à l’autre entraîne des retards inutiles, qui entraînent des retards de paiement et même des pénalités de paiement. L’automatisation de ces processus par le biais d’un logiciel peut considérablement simplifier le processus d’acheminement et accélérer l’approbation des factures.

Une fois que le logiciel a capturé une facture et l’a validée, la facture est automatiquement acheminée vers le gestionnaire qui est responsable de l’approbation. La facture est transmise avec des notifications personnalisées et des flux de travail qui garantissent qu’aucune facture n’est manquée. Dans le même temps, si votre logiciel d’automatisation AP utilise un système basé sur le cloud, les responsables peuvent accéder au système et approuver les factures, où qu’ils se trouvent.

 

 

Extraction de données

La numérisation manuelle des documents et la saisie des données est un processus fastidieux et chronophage. Ces tâches nécessitent non seulement des heures de travail intensif, mais sont sujettes à diverses erreurs de saisie et à la duplication de saisie de données.

D’autre part, l’automatisation AP utilise de puissantes fonctionnalités de capture, telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les données numériques et manuscrites. La procédure automatique garantit que les données de facturation capturées sont saisies avec précision. En conséquence, les entreprises peuvent bénéficier d’une plus grande productivité et de temps de cycle de facturation réduits.

En plus de réduire la durée globale du cycle de facturation, la capture automatisée des données peut être associée à des analyses avancées pour donner aux entreprises un aperçu de leurs coûts totaux. Par conséquent, les entreprises peuvent comprendre clairement leurs marges de profit et de perte et faire des prévisions financières précises.

En règle générale, les entreprises doivent rééquilibrer leurs comptes après avoir constaté des erreurs de dernière minute lors des clôtures de fin de mois. Cependant, le logiciel d’automatisation AP élimine les paiements en double et les erreurs de facturation, aidant les entreprises à éviter le processus douloureux de déséquilibre des livres.

Enfin, toutes les données capturées à partir des factures sont transférables et sont automatiquement synchronisées dans vos enregistrements comptables sans aucun délai. Étant donné que votre dossier est disponible pour l’ensemble de votre service comptable, toute personne disposant d’un accès autorisé peut utiliser et analyser de nouvelles transactions.

Reçu de facture

Les factures générées par les fournisseurs sont des documents complexes diffusés sur différents supports et disponibles dans différents formats. Les fournisseurs envoient ces documents à la fois au format électrique (images, documents Word, fax ou PDF) et au format papier, ce qui rend difficile leur tri, leur catégorisation et leur saisie manuelle. Le traitement manuel des factures est non seulement complexe mais prend également beaucoup de temps.

En automatisant chaque procédure, de la collecte et du tri des factures à la saisie des données, un logiciel d’automatisation AP peut simplifier le flux de travail AP. Étant donné que le logiciel termine ces processus à l’arrivée, il réduit considérablement le temps de traitement des factures. Lorsque nous envoyons des factures par voie électronique, le logiciel les traite en temps réel et extrait les données sans erreur.

Dans le même temps, le logiciel permet aux entreprises d’automatiser les factures récurrentes. Vous pouvez définir un intervalle pour les factures récurrentes dans le logiciel d’automatisation AP et configurer des modèles pour celles-ci. Cela aide les entreprises à faire correspondre les factures reçues aux modèles et à signaler s’il y a une différence dans leur formatage.

Enfin, l’automatisation du processus AP vous permet d’éliminer les factures en double et d’identifier les dates d’échéance pour chacune des factures. Si vous n’avez pas payé une facture en attente, le système vous avertira de l’approche de la date d’échéance. Par conséquent, vous n’aurez jamais à vous soucier des paiements en retard ou en double.

Rapprochement des bons de commande

Le processus des comptes fournisseurs exige que votre personnel examine chaque facture individuellement, puis la compare aux documents pertinents, tels que les bons de commande ligne par ligne. Le processus est manuel et laborieux, ce qui nuit considérablement à l’efficacité de l’organisation.

Cependant, les solutions automatisées de comptes fournisseurs peuvent rationaliser ces processus. En stockant tous les documents nécessaires et en capturant les données, le logiciel AP convertit les données au format numérique. Par conséquent, le logiciel peut extraire et vérifier des informations telles que les montants, les informations sur les articles, les codes GL et les termes conformément aux règles de workflow configurées.

De plus, le processus automatisé peut également faire correspondre les factures à la commande de produit correspondante et alerter les responsables s’il détecte des incohérences. La comparaison automatique des factures élimine les goulots d’étranglement, améliore la précision et permet à vos employés de se concentrer sur d’autres objectifs prioritaires.

Effectuer des paiements

Lorsqu’une entreprise autorise des centaines de paiements chaque mois, les employés doivent avoir une connaissance complète de toutes les échéances de paiement et des opportunités de remise.

Si vous surchargez votre personnel avec l’approbation des factures et d’autres processus manuels, il est facile pour eux de manquer les délais de paiement. Le non-respect de délais critiques peut bouleverser vos fournisseurs et ruiner votre relation commerciale avec des partenaires de longue date.

L’automatisation des comptes fournisseurs vous permet de rationaliser l’exécution des paiements. Les utilisateurs peuvent planifier la livraison des paiements approuvés à ou avant leur date d’échéance. Dans le même temps, l’automatisation des points d’accès permet de simplifier les paiements électroniques en offrant à l’entreprise un emplacement central pour choisir son mode de paiement préféré.

Le flux de travail AP typique est rempli de tâches manuelles, chronophages et fastidieuses. L’utilisation d’un logiciel d’automatisation des points d’accès peut aider votre organisation à surveiller et à amplifier les performances des points d’accès tout en optimisant les flux de travail existants.

L’application d’automatisation AP basée sur le cloud peut aider les entreprises à réduire leurs coûts opérationnels, à garantir la conformité réglementaire et à fournir des données de haute qualité.

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