L’impact de la COVID-19 sur les comptes fournisseurs en 2020

mai 20, 2022 by Joy Yang

2020 a été une année difficile pour la plupart des entreprises et des industries. L’impact du COVID-19 n’a pas seulement affecté l’entreprise, mais également l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement financière.

Dans un récent rapport publié conjointement par Ardent Partners et Process Fusion, ils ont constaté que 58 % des organisations avaient été extraordinairement ou significativement touchées par la pandémie, tandis que 42 % ont déclaré avoir eu un certain impact.

D’une part, le COVID-19 a créé d’énormes obstacles dans le monde des affaires, mais d’autre part, il a également contribué à accélérer la vitesse de la transformation numérique dans l’environnement de travail.

Le défi des travailleurs à distance de rester engagés et efficaces était crucial en 2020, et bien que de nombreuses équipes AP soient restées productives, certaines n’étaient pas prêtes à relever les défis qui se présentaient à elles.

L’impact de la COVID-19 sur les services des comptes fournisseurs

La pandémie mondiale n’a pas seulement déplacé notre environnement de travail du bureau vers nos maisons, mais a également affecté la façon dont de nombreuses équipes de comptes fournisseurs paient leurs fournisseurs.

Non seulement les professionnels traitant des problèmes personnels travaillaient à distance à la maison, mais les dirigeants AP ont également fait face à des changements importants qui se produisaient au sein et autour de leur organisation.

Presque tous les départements d’AP ont été touchés par le COVID-19, 28 % signalant un impact extraordinaire ou significatif, tandis que seulement 71 % des départements ont eu un impact à un degré minime.

La différence entre ces deux groupes se résumait au niveau d’automatisation et d’adoption de la technologie au sein de leur service AP. Certains départements AP avaient déjà adopté l’automatisation des processus et l’efficacité du flux de travail, ce qui les rendait mieux préparés à travailler à distance.

La nouvelle normalité a également obligé les directeurs financiers à se concentrer davantage sur les paiements en espèces et les paiements des fournisseurs, en raison des temps difficiles, 53 % des entreprises ont changé comment et quand les fournisseurs étaient payés. Cela impliquait également de modifier les conditions de paiement, certaines entreprises payant leurs fournisseurs plus rapidement et plus tôt pour assurer l’approvisionnement.

Les directeurs financiers et autres responsables financiers surveillaient également de plus près leurs processus et systèmes de paiement B2B, afin de garantir le meilleur moyen de maintenir la liquidité interne tout en continuant à payer leurs fournisseurs.

 

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Les principaux défis retiennent l’AP

Les processus papier manuels comme les factures papier sont toujours la méthode la plus courante pour les équipes AP et continueront d’être un défi majeur pour les services AP en 2021.

Dans le même temps, la politique de distanciation sociale et de refuge sur place a inhibé certaines procédures importantes en personne dans les processus de flux de travail, ce qui a eu un impact négatif sur AP, comme un pourcentage élevé d’exceptions (48 %) et trop de papier (31%).

De plus, une majorité (60 %) sont toujours confrontées à de longs délais d’approbation des factures et des paiements, en raison du travail à distance et du manque d’automatisation complète.

Un autre grand défi qui freine AP est le temps passé par le personnel à traiter les demandes des fournisseurs. Près de 25 % de tout le temps du personnel AP est consacré au traitement des demandes des fournisseurs, et bien qu’il s’agisse d’une fonction importante, les organisations doivent analyser pourquoi les fournisseurs les contactent et déployer à la place des outils en libre-service capables de communiquer automatiquement les étapes clés et les données concernant les factures ou traitement des paiements. En réduisant le temps que le personnel passe à traiter les demandes des fournisseurs, AP peut se concentrer davantage sur les activités à valeur ajoutée.

AP à l’avenir en 2021

Les événements de COVID-19 en 2020 ont offert aux comptes créditeurs une opportunité de conduire des changements dans l’organisation et de se positionner comme une source de valeur pour l’entreprise.

Pour maximiser l’impact de ces changements, les départements AP doivent se concentrer sur l’automatisation de l’intégralité de leurs processus, y compris la réception des factures, le traitement et les paiements des fournisseurs.

En tant que profession, les comptes fournisseurs évoluent vers un besoin accru de transformation numérique et devraient se concentrer sur la meilleure façon de soutenir l’ensemble de l’entreprise, tout en faisant un effort pour accroître l’automatisation et avoir un impact positif sur les opérations financières.

En disposant d’une solution intelligente de capture de données et d’automatisation des processus, les entreprises pourront travailler avec une plus grande efficacité et réduire les coûts d’exploitation associés aux erreurs de données et aux retards d’approbation des flux de travail.

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