Les 7 principaux défis du traitement des AP en 2022 et comment les surmonter

mai 20, 2022 by Joy Yang

Le service des comptes fournisseurs est un élément essentiel de toute organisation qui contrôle les opérations commerciales quotidiennes. Il est responsable de la gestion des flux de trésorerie, de la sécurité contre la fraude et du maintien des relations avec les fournisseurs.

Cependant, les défis inhérents aux comptes créditeurs entraînent des perturbations injustifiées dans le flux de travail de l’entreprise, retardant le paiement et la collecte des reçus impayés.

Dans cet article, nous discuterons des 7 principaux défis du traitement des comptes fournisseurs en 2022 et des moyens de les surmonter.

Défis dans le traitement des points d’accès

Le fait de ne pas adopter de stratégies efficaces de comptes fournisseurs affecte la capacité d’une entreprise à traiter, approuver et payer rapidement les factures.

À moins que vous ne profitiez au maximum des remises disponibles ou que vous n’établissiez des conditions de paiement favorables avec les fournisseurs, votre entreprise peut être confrontée aux défis suivants dans le traitement des AP :

Coûts de traitement AP élevés

L’un des plus grands obstacles à la croissance des entreprises pour la plupart des entreprises est le retard de traitement des factures, ce qui entraîne finalement une augmentation du coût par facture.

Selon Deloitte, jusqu’à 35 % des entreprises signalent que les coûts élevés de traitement des AP sont l’un de leurs plus grands défis avec les méthodes de paiement traditionnelles. Outre les 62 % de coûts liés à la main-d’œuvre, les entreprises doivent dépenser 8 $ pour traiter chaque paiement fournisseur.

Traitement des données de remise dans AP

Lorsque les entreprises doivent rapprocher plusieurs factures, tout en recevant et en traitant simultanément les données de versement, elles peuvent commettre d’énormes erreurs dans le processus.

Bien que le marché intermédiaire B2B américain devrait atteindre 4,54 billions de dollars en 2021, il n’a pas reçu le même type d’attention de la part des institutions financières que d’autres types d’entreprises.

Le traitement des données de transfert de fonds est un sérieux défi pour le marché intermédiaire B2B américain, en particulier lorsqu’ils ont différents formats de fichiers, manquent d’éléments de données complets dans les fichiers et ne disposent pas d’un support de back-office pour faciliter les transferts de fonds automatisés.

AP Traitement des retards de paiement

Selon une étude, 30 % des entreprises du marché intermédiaire indiquent que les retards dans le traitement des paiements leur créent des problèmes majeurs.

Les retards de paiement découlent de plusieurs problèmes allant des retards d’approbation, de la lenteur de l’acheminement et de la complaisance de la part des fournisseurs ou des acheteurs.

C’est pourquoi il faut environ 30 jours aux fournisseurs pour recevoir leurs paiements, et finalement, pas moins de 47% des fournisseurs reçoivent leurs paiements en retard.

Traitement AP manuel

La majorité des acheteurs n’ont pas l’infrastructure, les ressources ou les capacités d’automatisation des points d’accès pour rationaliser leur traitement des points d’accès pour plus d’efficacité.

En outre, de nombreux acheteurs et vendeurs ont une intégration back-office limitée avec les factures électroniques et les paiements électroniques. Même si ce n’est pas le cas, ces entreprises ne parviennent pas à convaincre leurs clients/fournisseurs d’adopter les paiements électroniques.

C’est pourquoi ils doivent s’appuyer sur le traitement manuel des AP, ce qui entraîne des retards injustifiés et gaspille des ressources considérables tant pour l’acheteur que pour le vendeur.

Le personnel doit examiner chaque facture individuellement, puis la comparer aux documents pertinents, tels que les bons de commande, ligne par ligne. Lorsque ces processus sont manuels, ils prennent beaucoup plus de temps et réduisent considérablement l’efficacité de l’entreprise.

Risque de fraude dans AP

Sans surprise, le risque de fraude dans les processus AP est élevé. Dans une enquête menée par Deloitte en 2014, il a été constaté que 22 % des entreprises du marché intermédiaire avaient subi une fraude au paiement.

De nombreux processus AP manquent de contrôles d’autorisation suffisants pour garantir la sécurité des transactions. Dans le même temps, de nombreux modes de paiement actuels n’offrent pas aux utilisateurs la sécurité nécessaire pour effectuer des paiements en ligne.

AP traitant les méthodes de paiement des fournisseurs

Chaque fournisseur fait confiance à un mode de paiement différent pour son entreprise et la correspondance avec chacune de ces options est une bataille difficile pour le service AP.

Les acheteurs doivent prendre des décisions de paiement en tenant compte des méthodes de paiement utilisées par leurs fournisseurs. Ainsi, à moins que leur service AP accepte tous les modes de paiement dans leur flux de travail, le traitement des demandes de paiement des fournisseurs peut être extrêmement difficile.

Visibilité limitée des transactions dans AP

Deloitte rapporte que jusqu’à 93 % des transactions sont effectuées par voie électronique. Avoir une vue limitée de bout en bout des transactions liées à plusieurs méthodes de paiement peut entraîner des problèmes importants pour un service de traitement des comptes fournisseurs.

En raison de la complexité de ces processus, une vue d’ensemble limitée laisse place à des erreurs invisibles, des coûts supplémentaires, des retards et des perturbations dans le cycle de paiement.

Selon une enquête, 56 % des professionnels des comptes fournisseurs sont contraints de se fier à des estimations approximatives et ne parviennent pas à prévoir leur flux de trésorerie en raison d’un manque de visibilité dans les transactions. Cela signifie que la plupart des équipes financières ne peuvent pas estimer avec précision les dépenses ou les tendances et ne parviennent pas à traiter efficacement les responsabilités liées aux factures des fournisseurs.

 

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Comment surmonter les défis des comptes fournisseurs

La gestion efficace des processus de comptabilité fournisseurs n’est en aucun cas une tâche facile. Cependant, à l’aide d’une série de mesures stratégiques, vous pouvez surmonter les défis les plus difficiles de la comptabilité fournisseurs.

Centralisation du traitement des comptes fournisseurs

La première étape pour rationaliser la gestion du flux de travail des factures consiste à centraliser la gestion des informations pour votre service AP.

Il est facile de perdre des informations au cours de ces procédures si vous générez des reçus de facture, effectuez une extraction de données et une validation de facture à différents endroits.

La centralisation de la gestion de vos informations aide les départements AP à garder une trace de toutes les factures entrantes et évite que les factures ne soient perdues lors de l’acheminement et de l’approbation.

Lorsque vous centralisez le traitement et le reporting des comptes fournisseurs dans toute l’entreprise à l’aide d’un service partagé, il est plus facile pour votre personnel de suivre les meilleures pratiques et de mesurer ses performances par rapport aux mesures commerciales définies par l’entreprise.

Numériser les données papier

Les factures papier occupent d’énormes quantités d’espace de stockage et entraînent des frais supplémentaires pour les entreprises en raison de leur manque d’efficacité. L’atténuation des erreurs sur les factures papier peut coûter jusqu’à 53,50 $ par facture. De plus, les factures et documents papier sont également vulnérables aux dommages physiques.

Avec autant de risques à portée de main, il est logique de passer à un système d’enregistrement numérique. Les enregistrements de factures numériques sont faciles à traiter, sécurisés et moins susceptibles d’être endommagés que les enregistrements papier.

Bien qu’il soit difficile pour toutes les entreprises de mettre en œuvre l’échange de données électroniques, l’automatisation des systèmes AP aide les entreprises à obtenir des avantages significatifs en termes d’économies, d’efficacité et de facilité d’utilisation.

Automatisez les règles et établissez des pratiques de gouvernance solides

La création de pratiques de gouvernance plus flexibles minimise le risque d’erreurs manuelles et renforce les contrôles internes du service AP.

L’utilisation d’une solution automatisée pour établir ces règles et créer des flux de travail personnalisés peut vous aider à rationaliser les flux de travail internes et à réduire les exceptions et les litiges.

Configurer des portails fournisseurs

La gestion des demandes d’état de paiement des fournisseurs est un casse-tête constant pour les services de comptabilité fournisseurs. Les portails fournisseurs réduisent le temps consacré à ces processus, réduisent les erreurs manuelles et améliorent considérablement la précision des commandes.

La mise en place de portails fournisseurs permet au fournisseur de suivre électroniquement les calendriers de livraison, les paiements reçus, les éventuelles pénuries de produits et, surtout, l’état de leurs commandes.

Gérer les 7 principaux défis des processus de comptabilité fournisseurs peut être écrasant. Cependant, l’utilisation d’une solution automatisée de comptes fournisseurs vous permet de surmonter ces défis et d’éliminer les frais généraux supplémentaires de votre entreprise.

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