L’automatisation robotique des processus et son impact sur les comptes fournisseurs

mai 19, 2022 by Joy Yang

Robotic Process Automation (RPA) est une technologie innovante qui transforme la façon dont les entreprises gèrent le service des comptes fournisseurs. Il permet aux entreprises de concevoir des logiciels qui interagissent avec différents systèmes numériques et imitent les actions de leurs employés.

Le logiciel RPA intègre différents processus dans un vaste système programmé qui exécute de manière transparente diverses tâches simultanément. Vous pouvez programmer ce système dans une gamme de processus différents, tels que le traitement des transactions, la saisie de données et la réponse par e-mail. Cela dit, la RPA est idéale pour imiter des actions humaines répétitives et prévisibles.

La RPA joue un rôle crucial dans la maximisation de l’efficacité dans de nombreux secteurs, notamment les ressources humaines, la vente au détail et la santé. Alors que la technologie RPA devient de plus en plus importante parmi les récentes restrictions sociales, Forrester prévoit que le marché de la RPA atteindra 2,9 milliards de dollars d’ici 2021.

De par son incroyable robustesse, cette technologie aide également les directions financières, notamment dans l’optimisation des comptes fournisseurs et clients. Aujourd’hui, nous examinerons le rôle de l’automatisation robotique des processus dans le traitement des comptes fournisseurs.

Pourquoi l’automatisation robotique des processus est-elle nécessaire pour le traitement AP

La RPA est la plus adaptée aux industries qui suivent un ensemble strict de règles de conformité. RPA concerne la conformité de votre entreprise et surveille en permanence les réglementations qui affectent votre entreprise pour les changements. Il peut fournir un système solide qui protège contre les erreurs entraînant des problèmes de conformité.

Des erreurs dans le service comptable entraînent des paiements erronés ou en retard et augmentent considérablement le coût des transactions. Cependant, l’utilisation de l’automatisation robotique des processus dans la finance est particulièrement transformatrice.

Les processus comptables tels que les comptes créditeurs et débiteurs nécessitent un certain nombre de tâches répétitives et fastidieuses. Un département AP robotisé peut facilement automatiser une grande partie du travail. Par exemple, si vous utilisez un employé pour télécharger vos factures professionnelles, il devra évaluer et traiter chaque facture manuellement.

Selon la taille de votre commande, le traitement manuel des factures peut prendre de 3 à 10 minutes pour chaque facture. La RPA peut effectuer des tâches manuelles et laborieuses beaucoup plus rapidement, ce qui vous permet d’utiliser vos employés pour d’autres tâches critiques pour l’entreprise.

 

 

5 façons dont l’automatisation des processus robotiques profite à la comptabilité fournisseurs

L’automatisation robotique des processus peut apporter plusieurs avantages à votre service comptable. Voici cinq principaux impacts de la RPA sur les comptes fournisseurs.

Suppression des erreurs

L’automatisation robotique des processus peut grandement améliorer la saisie des données de facturation. La nature monotone et intensive de la saisie manuelle des données conduit inévitablement à des erreurs occasionnelles dans la saisie. Ces erreurs sont extrêmement coûteuses. Cela dit, RPA est programmé pour extraire des informations spécifiques et fonctionne sans erreur.

Outre l’extraction de données sans erreur, le système RPA fonctionne également bien lors de la correspondance des commandes. Il recherche les exceptions et les réduit au minimum. Comme ces systèmes sont programmables, vous pouvez les configurer pour faire correspondre les factures à tous les niveaux. Cela rend la gestion des erreurs de facturation extrêmement pratique et vous permet de transmettre les factures correctes à l’étape d’approbation sans retard.

Conformité améliorée

Parfois, les employés qui créent des bons de commande oublient de confirmer les réceptions de biens ou de services, ce qui entraîne des retards inutiles. Cependant, avec l’aide de RPA, vous pouvez envoyer automatiquement des alertes aux créateurs de bons de commande chaque fois qu’ils manquent le bon de commande, garantissant ainsi que les retards sont réduits au minimum.

Efficacité améliorée

De nombreuses entreprises sont remplies d’innombrables contrôles, soldes et autres procédures qui compliquent excessivement le flux de travail des factures. Dans un cadre manuel, ces systèmes sont truffés d’inefficacités qui ralentissent l’approbation des factures et retardent le paiement aux fournisseurs.

En revanche, un système RPA exploite un flux de travail d’approbation de facture préconfiguré, éliminant les retards inutiles. Lorsque vous affectez des approbateurs de factures pertinents au système, RPA achemine automatiquement chaque facture vers un approbateur. Cela se produit à chaque étape du flux de travail et chaque responsable peut approuver ou refuser, simplement en s’asseyant à son bureau.

Un système RPA vous permet également de fixer des délais pour l’approbation des factures. Ces délais aident les gestionnaires d’approbation à répondre rapidement aux demandes d’approbation. Si un responsable ne demande pas une approbation de facture à temps, le système RPA demande à nouveau l’approbation, afin qu’elle ne soit pas manquée. Dans le cas où un gestionnaire ne répond pas à la deuxième demande, il redirigera la facture vers un autre gestionnaire préconfiguré.

Grâce à l’automatisation robotique des processus, le personnel de l’AP n’a pas à rendre visite aux approbateurs de factures de temps en temps, à perdre son temps à saisir manuellement des données ou à passer des heures à réexaminer les exceptions lors des étapes de capture et de mise en correspondance des données. Cela renforce le moral de votre personnel et lui permet de consacrer du temps aux clients et à d’autres tâches critiques pour l’entreprise.

Économies de coûts

À mesure que les entreprises se développent, elles doivent se concentrer sur la réduction des coûts opérationnels pour maximiser les profits. Selon une étude de Deloitte, l’automatisation robotique des processus est essentielle pour réduire les coûts liés aux opérations commerciales.

Auparavant, la plupart des tâches de saisie et de rapprochement des factures étaient réalisées par des services externes dans des situations d’urgence, notamment en fin d’exercice. Les organisations ont dû dépenser beaucoup d’argent pour respecter des délais serrés et mettre le livre en ordre. Cependant, un seul système RPA peut assumer efficacement ces rôles, aidant ainsi votre entreprise à réduire les coûts inutiles.

De plus, de nombreux fournisseurs offrent des remises spéciales aux entreprises qui paient leurs factures plus tôt. Comme RPA vous permet de traiter les factures plus rapidement, vous pouvez également bénéficier grandement de remises pour paiement anticipé. Parce que vous payez les factures avant la fin des délais, vous pouvez également épargner à votre organisation les retards de paiement, réduisant ainsi vos coûts opérationnels dans les deux sens.

Amélioration des relations avec les fournisseurs

Les retards de paiement créent de la méfiance envers les fournisseurs et ruinent la réputation de l’entreprise auprès des autres fournisseurs. Avec la RPA en place, votre entreprise peut considérablement améliorer la rapidité avec laquelle les responsables approuvent les factures.

De même, lorsque votre entreprise paie toutes les factures à temps, il est très peu probable que le fournisseur envoie deux fois la même facture. En conséquence, vous n’avez plus à vous soucier de payer des factures en double. En bref, RPA vous assure de maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs et de garder le statut de la facture visible à tout moment.

L’automatisation robotique des processus est une technologie d’avenir. Il garantit que votre service AP fonctionne avec une efficacité maximale, bénéficie de coûts moindres et respecte toutes les réglementations de conformité. Au vu des nombreux avantages offerts par la RPA, il est facile de voir comment elle dominera le paysage du traitement des factures dans les années à venir.