Gestion intelligente des factures – Ce que cela change pour les commerces de détail

mai 20, 2022 by Joy Yang

Dans un paysage commercial en constante évolution, les commerces de détail s’appuient constamment sur des technologies de pointe pour garder une longueur d’avance sur leurs concurrents. Les flux de travail des entreprises de vente au détail sont en proie à des processus complexes et manuels de gestion des paiements des vendeurs.

Non seulement ces processus manuels ralentissent le flux de travail de l’entreprise, mais ils entraînent également des coûts inutiles lors du traitement des factures.

Un livre blanc publié par l’Institute of Financial Operations révèle qu’en moyenne, les entreprises reçoivent encore 50 % des factures sur papier. En comparaison, 37 % des entreprises restantes reçoivent des factures par e-mail, tandis que 5 % utilisent le fax pour l’envoi des factures.

De même, un rapport de PayStream Advisors a découvert que près de 58 % des entreprises en Amérique du Nord s’appuient sur des solutions non automatisées pour le flux de travail des factures.

Naturellement, l’utilisation de processus manuels dans les processus de comptabilité fournisseurs augmente le coût de l’atténuation des erreurs et exerce une pression considérable sur l’efficacité et la productivité d’une organisation.

Finanznachrichten rapporte que les entreprises paient jusqu’à 53,50 $ par facture pour résoudre les erreurs sur les factures papier.

Dans le même temps, les processus manuels manquent de transparence et exposent les entreprises à un risque accru de fraude sur les factures ; par conséquent, les commerces de détail ont besoin de solutions intelligentes qui améliorent la productivité de l’entreprise et leur permettent de maximiser leurs revenus.

Avantages de l’utilisation de la gestion intelligente des factures pour les commerces de détail.

Dans cet article, nous discuterons des avantages de l’utilisation de la gestion intelligente des factures pour les commerces de détail.

Identification des factures parmi d’autres documents

Les commerces de détail reçoivent plusieurs types de documents au cours de leur exploitation. Cependant, tous les documents ne sont pas destinés au traitement des factures, et bon nombre de ces documents ne sont pas pertinents pour l’entreprise.

Sans intervention humaine, il peut être difficile de faire la distinction entre ces documents. Dans certains cas, même les solutions de traitement automatisé des factures ne parviennent pas à traiter ces documents et peuvent provoquer des erreurs lors de leur traitement.

La technologie utilise plusieurs méthodes telles que les fonctionnalités avancées de capture de données intelligentes pour classer avec précision les factures parmi d’autres documents. La gestion intelligente des factures permet aux commerces de détail de résoudre plus facilement les dettes impayées sans perdre de temps.

Extraction précise des données des factures

La numérisation manuelle de documents et la saisie de données prennent non seulement beaucoup de temps, mais sont également sujettes à diverses erreurs de saisie et de duplication.

Les fonctionnalités de traitement automatisé des factures utilisent de puissantes fonctionnalités de capture pour extraire les données avec précision. Ce processus aide les commerces de détail à réduire les erreurs de facturation et à minimiser les temps de cycle de facturation.

Cela dit, de nombreuses solutions de traitement automatisé des factures manquent de fonctionnalités intelligentes permettant une extraction précise à 100 % des données des factures. La plupart de ces solutions dépendent de variantes d’algorithmes OCR (Optical Character Recognition) pour numériser des reçus et des factures photographiés.

Étant donné que les algorithmes OCR simples sont très sensibles aux distorsions et au flou, ils ne parviennent parfois pas à capturer les données avec précision.

De même, ces algorithmes peuvent rencontrer des difficultés si les données sont manuscrites ou extraites de documents natifs et génèrent des erreurs. Ces erreurs peuvent être coûteuses pour les commerces de détail, car des factures corrompues retardent les paiements à leurs fournisseurs.

Les détaillants ont besoin de solutions intelligentes de gestion des factures optimisées avec des algorithmes d’apprentissage automatique très avancés. Ces solutions intelligentes sont moins sujettes aux erreurs, ce qui les rend adaptées au traitement précis des transactions à volume élevé.

 

Rapprochement rapide des bons de commande

Comme tout propriétaire de commerce de détail le sait, le rapprochement des factures avec les notes de crédit, les reçus de livraison et les bons de commande est un processus fastidieux.

L’utilisation des fonctionnalités de capture de données d’informations basées sur l’OCR réduit considérablement le temps nécessaire pour identifier les reçus, factures, bons de livraison et autres documents de paiement manquants.

Une solution intelligente de gestion des factures détecte les reçus frauduleux et les prix incorrects dans les factures tout en envoyant des alertes pour informer les responsables de vente au détail. Ces solutions automatisent la majorité des procédures manuelles contre-productives et coûteuses dans le traitement des factures.

En d’autres termes, il peut éliminer les processus fastidieux et chronophages tels que l’acheminement manuel des approbations, le codage GL, la mise en correspondance et la saisie de données.

Grâce à des solutions intelligentes de gestion des factures, les entreprises rationalisent les processus de vente au détail traditionnels, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité de leur personnel.

Dans le même temps, ces solutions permettent d’optimiser la gestion de la trésorerie, de réduire le coût de traitement des factures et d’améliorer les relations commerciales. Étant donné que la plupart de ces solutions sont basées sur le cloud, vous pouvez même faire évoluer le service logiciel en fonction de vos besoins et de votre budget opérationnel.

Calcul des dépenses directes et indirectes

Les directeurs de vente au détail sont responsables du traitement simultané d’innombrables factures. Sans système automatisé en place, les gestionnaires peuvent facilement être submergés par le nombre considérable de ces factures.

Les solutions manuelles et semi-dépendantes sont insuffisantes pour suivre toutes les dépenses directes et indirectes. Chaque heure perdue sur des processus manuels donne aux managers moins de temps pour la réflexion créative, ce qui affecte indirectement la croissance de l’entreprise.

En termes de dépenses directes, les responsables doivent traiter les factures avec plusieurs postes, les rapprocher ligne par ligne et noter les écarts. De même, le calcul des dépenses indirectes est tout aussi difficile, sinon plus. Il est difficile de suivre les dépenses d’exploitation et d’entretien des entrepôts de vente au détail.

Sans une solution intelligente de gestion des factures, il peut être impossible de gérer avec précision tous les processus comptables.

Grâce à des fonctionnalités avancées de capture de factures, les responsables de commerce de détail peuvent minimiser les paiements erronés, accélérer les délais, prévenir la fraude et assurer un traitement efficace des factures.

Approbation instantanée des factures

Un flux de travail numérique ne nécessite aucune intervention manuelle et ouvre la voie à une approbation instantanée des factures. Les solutions intelligentes de gestion des factures intègrent les factures numériques avec les métadonnées associées dans l’élément de travail et le flux de travail.

En conséquence, le système peut facilement accéder aux données d’approbation des employés de la charte d’autorité et les utiliser dans le cadre des règles commerciales d’approbation.

Par exemple, tous les directeurs de vente au détail n’ont pas le pouvoir de rembourser les commandes au-delà d’un montant spécifique.

Ainsi, lorsque le système de gestion des factures détecte une facture fournisseur sans bon de commande pour un voyage d’affaires, le système intelligent peut confirmer électroniquement si le responsable a le pouvoir d’approuver la facture.

Dans de tels scénarios, la solution de gestion intelligente des factures transfère les éléments de travail avec et sans bon de commande aux superviseurs pour examen ou approbation. Si certains superviseurs n’ont pas le pouvoir d’approuver une facture, le flux de travail acheminera la facture vers un responsable supérieur.

Visibilité en temps réel

Si le traitement des factures n’est pas automatisé, il peut être difficile de contrôler efficacement le processus. De même, les systèmes de gestion des factures semi-automatisés manquent de fonctionnalités de reporting étendues et même si vous essayez d’effectuer des rapports, ils sont fragmentés, sujets aux erreurs, chronophages, coûteux et inefficaces.

Une solution de gestion intelligente des factures fournit aux responsables des rapports analytiques détaillés pour une visibilité en temps réel de leurs processus de facturation.

Les responsables peuvent afficher les volumes de factures, leur statut et traiter les goulots d’étranglement à partir d’un tableau de bord unique et prendre des décisions commerciales critiques en temps réel.

En fin de compte, la gestion automatisée des factures combinée à des fonctionnalités intelligentes peut révolutionner tous les processus de comptabilité fournisseurs de votre organisation de vente au détail. Intelligent Data Capture est l’une des technologies qui font de la gestion intelligente des factures une réalité.

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