Comment tirer parti de l’automatisation des flux de travail peut réduire les coûts

mai 20, 2022 by Joy Yang

Chaque organisation est toujours à la recherche de moyens d’améliorer le flux de travail des employés et de numériser certaines parties de son entreprise.

Grâce aux nouvelles technologies numériques innovantes sur le marché, le paysage du monde de l’entreprise s’est transformé, les organisations s’adaptant à un marché en constante évolution.

Un rapport récent de l’étude Global Print 2025 de Quocirca a révélé que la majorité des PME ont leurs 3 principales priorités commerciales en améliorant l’efficacité de l’entreprise, l’amélioration de la productivité des employés et l’augmentation des revenus.

À l’ère de la transformation numérique qui vient modifier le flux de travail habituel des employés, le moment est venu d’adapter une solution d’automatisation du flux de travail qui peut couvrir les 3 principales priorités des PME pour votre organisation.

En tirant parti avec succès de l’automatisation des flux de travail, vous pouvez augmenter la productivité et tirer parti de l’infrastructure matérielle existante pour réduire les coûts de bureau.

Les exigences de l’automatisation des flux de travail

Le rapport Quocirca met en évidence les défis commerciaux auxquels les PME sont confrontées lorsqu’il s’agit de gérer leur gestion de documents et la manière dont les fournisseurs de solutions devraient saisir l’opportunité de fournir ces solutions.

D’ici 2025, 67 % des PME considèrent que l’utilisation accrue des solutions de capture de documents et de flux de travail est un facteur majeur pour réduire le temps inutile dans le traitement des documents comme l’impression.

 


Regardez la vidéo de présentation pour découvrir comment fonctionne l’application MFP de CapturePoint pour la conversion de documents…


 

Dans de nombreux secteurs, la gestion des documents joue toujours un rôle vital, les employés devant passer d’innombrables heures à gérer les dossiers et à les envoyer là où ils doivent aller. Il faut du temps et de l’argent pour classer des documents, imprimer des feuilles de papier et embaucher des employés dont le travail principal est de gérer les documents.

Les imprimantes et les appareils de numérisation jouent également un rôle dans la gestion des documents, mais pour les PME, l’acquisition d’appareils plus récents représente un coût en capital supplémentaire inutile. Alors que le monde progresse dans la transformation numérique, pourquoi dépenser de l’argent supplémentaire pour une technologie qui fonctionne déjà ?

Comprendre la logistique d’une solution de flux de travail peut être une procédure fastidieuse et longue, alors que la plupart des décideurs veulent une solution simple et rentable. Lors de l’examen d’une solution de flux de travail, 3 facteurs doivent être pris en compte comme :

  • Réduire les coûts du matériel, des fournitures et de la papeterie.
  • Assurer la productivité du flux de travail.
  • Simplicité de solution et d’utilisation.

La solution logicielle informatique simple :

Lors de l’achat d’une solution de workflow de documents, assurez-vous que la solution dispose d’un essai gratuit pour voir si elle convient à votre entreprise. Par exemple, pour les appareils Xerox, il existe une solution simple appelée CapturePoint qui coûte moins cher qu’une tasse de café par jour.

En fournissant CapturePoint à vos employés, vous pouvez tirer pleinement parti de vos périphériques Xerox ConnectKey existants en transformant régulièrement vos documents dans le monde numérique. CapturePoint peut également augmenter la productivité en numérisant en toute sécurité des papiers et en les convertissant en différents types de fichiers et en les envoyant par e-mail, Google Drive, Dropbox, Sharepoint, etc.

En disposant d’une solution de flux de travail comme CapturePoint, vous pouvez réduire les coûts de gestion liés à la transformation des documents tout en réduisant les dépenses inutiles en matériel et ses fournitures.

Trouver une solution qui s’adapte à votre organisation et vous rapproche de la transformation numérique devrait être une priorité lors de la transition vers l’avenir.

En mettant en place une solution simple et économique, vous pouvez couvrir les priorités commerciales des PME et vos employés pourront facilement transformer des documents dans le monde numérique !

aiim banner