Comment la capture intelligente de données relève les principaux défis de la gestion des documents

mai 20, 2022 by Joy Yang

La gestion efficace des documents est essentielle pour les entreprises du monde entier. Cependant, avec la quantité croissante de données, la recherche d’une efficacité maximale et les problèmes de conformité, de confidentialité et de sécurité, la gestion des documents est devenue exceptionnellement difficile.

Aujourd’hui, les entreprises doivent s’appuyer sur des technologies révolutionnaires telles que la capture intelligente de données pour rationaliser le flux d’informations et gérer efficacement les documents.

6 principaux défis de la gestion des documents

Dans cet article, nous discuterons de la manière dont la capture de données intelligente répond aux principaux défis de la gestion des documents.

Routage et suivi inefficaces

Un flux de travail sur papier est toujours nettement plus lent qu’un système automatisé. L’acheminement et le suivi efficaces des documents sont non seulement importants pour la conformité à la FDA, mais également pour la performance de votre entreprise.

L’acheminement et le suivi manuels des documents rendent extrêmement difficile une collaboration efficace. Prenons l’exemple d’un site de fabrication qui compte plusieurs bâtiments abritant des centaines d’employés qui travaillent en équipes différentes 24h/24 et 7j/7.

Dans de telles situations, l’acheminement d’un formulaire de demande de modification de document, par exemple, signifie la course d’un bâtiment à l’autre tout en faisant correspondre différents horaires de travail. Le suivi de ces formulaires est également exceptionnellement difficile car ils risquent de se perdre dans des tonnes de paperasse.

Flux de travail divergents

Parallèlement à la croissance et à la prolifération des documents, les employés abandonnent les rôles et processus traditionnels pour maximiser la productivité et accélérer les flux de travail.

Les professionnels s’appuient de plus en plus sur de nouveaux flux de travail spécialisés et axés sur la technologie qui améliorent la collaboration, la communication et le partage des connaissances entre les travailleurs.

Dans le même temps, parmi les mesures de distanciation sociale, le lieu de travail est de plus en plus décentralisé. Bien que ces tendances créent de la valeur pour les entreprises dans un monde touché par la pandémie, elles rendent également la communication et la collaboration extrêmement difficiles.

Baisse de la productivité

De nos jours, trouver le bon document, éditer la bonne version et réduire le besoin d’imprimer/scanner/joindre des documents aux e-mails est nécessaire pour l’efficacité.

Selon une étude récente d’IDC, la productivité des entreprises diminue de 21,3 % en raison d’une mauvaise gestion des documents. Les entreprises doivent adopter de toute urgence de nouvelles solutions pour résoudre efficacement les problèmes.

Manque de sécurité

Les cyberattaques et la fraude et le vol de données sont les deux plus grands risques pour les entreprises aux États-Unis en 2020. Avec un système décentralisé, il est extrêmement difficile pour les entreprises de protéger efficacement les documents. Les documents sous forme papier courent un risque énorme d’être volé et ne peuvent pas garantir la confidentialité des informations.

De même, les informations stockées numériquement sont vulnérables aux attaques des cybercriminels. La plupart des employés ne connaissent pas les protocoles de sécurité essentiels lorsqu’ils traitent des documents critiques, tandis que certains n’utilisent pas Internet en toute sécurité. Les entreprises ont besoin de logiciels sécurisés pour stocker, publier et partager des documents.

Déclin de la durabilité

Selon une estimation de 2018, les humains créent plus de 2,5 quintillions d’octets de données chaque jour. En 2020, ce phénomène est passé à 1,7 Mo de données pour chaque être humain sur la planète, ce qui a entraîné la création de 12 881 121 680 Mo de données chaque seconde. Alors que le monde évolue vers une plus grande collaboration à distance après le COVID-19, nous pouvons nous attendre à ce que cette tendance se multiplie plusieurs fois.

Dans une telle situation, s’appuyer sur des documents papier n’est plus viable. Les entreprises doivent adopter des initiatives qui minimisent la production de déchets et la consommation d’énergie. À moins que vous n’adoptiez un flux de travail sans papier, vous paierez le coût supplémentaire et aurez du mal à maintenir le flux de travail durable.

Manque d’utilisation stratégique des données

De nos jours, les mesures basées sur les données sont devenues un facteur clé de succès pour les entreprises du monde entier. Les données sont un atout stratégique pour les entreprises et leur permettent d’analyser leurs performances, d’améliorer leurs flux de travail existants et de formuler des politiques futures.

Cependant, une entreprise utilisant la gestion des documents sur papier ne dispose pas des outils nécessaires pour extraire les données des documents importants et des processus métier. Ils ne peuvent pas analyser les informations et obtenir des informations cruciales pour une prise de décision efficace, ce qui les désavantage.

Qu’est-ce que la capture de données intelligente ?

La capture intelligente de données (IDC) est le processus de découverte et d’extraction d’informations utiles à partir de documents physiques et électroniques sans interférence importante de l’utilisateur.

Il utilise des algorithmes d’intelligence artificielle avancés pour fournir des documents aux utilisateurs autorisés et leur permet d’extraire des données pour acheminer les informations numériquement.

 

Comment la capture de données intelligente résout les principaux défis de la gestion des documents

Pour les entreprises qui génèrent régulièrement des tas d’informations, le traitement manuel des informations crée des erreurs humaines et des retards inutiles. Quelle que soit l’industrie à laquelle vous appartenez, le traitement manuel de l’information est un énorme obstacle à l’efficacité.

Une solution de capture de données intelligente permet à la plupart des technologies avancées existantes d’optimiser les processus métier et d’accélérer la croissance.

De nos jours, les informations sont disponibles dans une myriade de sources, allant des images numérisées, des fax et des e-mails aux factures, contrats, reçus, réclamations et documents d’expédition. IDC vous permet d’automatiser la procédure fastidieuse de traitement de l’information, d’extraire des renseignements à partir de tas d’informations et de les transformer en un format compréhensible.

Dans le même temps, Intelligent Data Capture permet aux organisations d’organiser les informations avec des métadonnées complètes. Cela rend les données plus accessibles pour les applications métier et les rend disponibles pour les analyses basées sur l’IA.

Grâce à ces informations organisées, les entreprises peuvent optimiser les processus opérationnels clés dans divers départements.

En d’autres termes, IDC permet aux entreprises d’extraire plus facilement des données pertinentes et de fournir des informations exploitables aux décideurs.

Selon une étude menée par International Data Corporation, les entreprises capables d’analyser des données pertinentes et de garantir la fourniture d’informations exploitables peuvent gagner 430 milliards de dollars supplémentaires en gains de productivité par rapport aux entreprises qui ne le font pas.

Avantages de la capture de données intelligente

Frais généraux réduits et efficacité accrue

La capture intelligente des données permet à la direction d’utiliser les ressources humaines pour les tâches critiques de l’entreprise au lieu de saisir et de traiter manuellement les données. Dans le même temps, les entreprises n’ont plus à gérer des piles de papier.

Collaboration améliorée entre les télétravailleurs

La capture intelligente assure la collaboration entre les employés géographiquement éloignés et minimise la dépendance de l’entreprise à un emplacement partagé et à des heures de travail similaires.

Sécurité augmentée

La capture de données intelligente achemine le contenu vers les bons répertoires dès que possible, garantissant que seuls les membres autorisés voient le contenu. Il offre également aux entreprises un déploiement rapide et cohérent des procédures de sécurité, minimisant les failles de sécurité et les pertes de données coûteuses.

Conformité simplifiée

La capture de données intelligente connecte et associe les documents aux échantillons fournis, garantissant que tous les documents respectent toutes les réglementations gouvernementales critiques. Le système maintient également une conservation précise des enregistrements et des données confidentielles.

Utilisation stratégique des données

La capture intelligente de données peut identifier des informations cruciales et les transmettre aux décideurs concernés en temps opportun. Cela aide les entreprises à améliorer leurs opérations commerciales et à utiliser les données de manière stratégique.

La capture intelligente de données est une technologie révolutionnaire qui stimule l’innovation, la productivité, la sécurité et la conformité dans votre système de gestion de documents. L’utilisation de la capture intelligente de données dans votre entreprise peut vous aider à échapper au fardeau d’un flux de travail papier et à maximiser l’efficacité au sein de votre entreprise.