Comment améliorer l’efficacité des employés grâce à une conversion simplifiée des documents

mai 20, 2022 by Joy Yang

Lorsqu’ils visent la transformation numérique du lieu de travail, les travailleurs doivent tenir compte à la fois de la partie technique de celle-ci et de la formation des employés qui suit les nouvelles technologies.

Dans un récent rapport de Quorcirca’s Print 2025, ils ont constaté que 71 % des PME considèrent l’amélioration de la productivité des employés comme l’une des trois principales priorités de l’entreprise.

Malgré la volonté d’améliorer l’efficacité des employés et de l’entreprise, actuellement, moins de 50 % des PME utilisent des solutions de flux de travail numériques telles que les logiciels de capture de documents.

Cependant, l’adoption du flux de travail numérique suscite un intérêt, près de la moitié s’attendant à se développer dans l’utilisation des solutions.

En ce qui concerne l’amélioration de l’efficacité des travailleurs, ce ne sont pas seulement les changements de gestion qui peuvent améliorer leur flux de travail, car une grande partie de celui-ci provient également de la partie transformation numérique consistant à leur faire utiliser les solutions.

Si vos employés ne comprennent pas comment utiliser la nouvelle technologie, vous ne bénéficierez pas des avantages qui découleraient de la transformation numérique du lieu de travail.

Plutôt que d’appliquer une solution complexe qui oblige vos professionnels de l’informatique à passer leur temps à former les utilisateurs finaux/clients internes, les entreprises doivent rechercher une solution qui les satisfait et qui soit simple à utiliser.

Trouver une solution de flux de travail appropriée

Une bonne mise en œuvre du flux de travail doit inclure les éléments suivants :

  • Logiciel qui peut améliorer le flux de travail en automatisant le routage et le traitement des documents. Il peut également aider en fournissant différentes options de fichiers dans l’application, en intégrant le flux de travail.
  • L’amélioration du flux de travail commence par la définition de l’entreprise, des processus impliqués et des personnes qui participent au flux de travail. La transformation possible au sein d’une organisation dépend de la formation et du niveau de compétence des employés.
  • Impliquez les participants au flux de travail dans la mise en œuvre de la solution. Observez leurs interactions avec les systèmes. Obtenez leurs idées d’améliorations possibles ou les questions qu’ils pourraient avoir. Développez un organigramme avec lequel ils sont d’accord et testez la nouvelle conception.
  • Rendez les participants enthousiastes en apportant des améliorations qui simplifient leurs tâches. Par exemple, lors de l’exécution d’une tâche existante, présentez l’utilisation de la nouvelle technologie conçue pour simplifier la saisie nécessaire. Sachez qu’un nouveau processus implique généralement de faire les choses de nouvelles façons, et pour faciliter l’expérience d’apprentissage, assurez-vous qu’il est aussi intuitif que possible.
  • Surveillez et dépannez la nouvelle conception en observant les participants et en obtenant leurs commentaires. Travaillez sur la mise en œuvre jusqu’à ce que les nouveaux flux de travail soient adoptés avec succès par les employés, souvent à ce stade, cette documentation s’avérera inestimable.

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En suivant correctement les étapes de fourniture et de mise en œuvre d’une solution de flux de travail, votre entreprise peut tirer parti de la simplification découlant de la transformation numérique.

Pour trouver une bonne solution de flux de travail, assurez-vous que vous pouvez trouver une licence d’évaluation ou NFR pour tester le logiciel afin de voir s’il convient à votre organisation.

CapturePoint est un système de flux de travail basé sur le cloud qui vous permet de transformer facilement des documents en informations pouvant être modifiées. Grâce au système intuitif et à la possibilité de convertir en plusieurs formats, les employés peuvent profiter de cette solution de flux de travail simple. Le service informatique n’a pas besoin de passer du temps à installer de nouvelles machines, de gros logiciels ou à former les employés, car CapturePoint peut simplement être activé sur l’appareil et il est fourni avec des vidéos de formation rapides.

Les utilisateurs finaux et les clients internes peuvent bénéficier de la solution CapturePoint et n’ont pas besoin de formation supplémentaire, ce qui permet aux employés d’être plus productifs avec leur temps supplémentaire.

Trouvez dès aujourd’hui une solution de flux de travail pour couvrir les besoins de votre organisation et de vos employés afin de pouvoir apporter la transformation numérique que de nombreuses entreprises s’attendent à atteindre à l’avenir !

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