Case Studies

« L’investissement dans CapturePoint a mené à des économies importantes de ne pas avoir à embaucher du personnel supplémentaire et permet au personnel actuel de se concentrer sur des tâches plus importes.» Eva Kazemi, Superviseur des comptes créditeurs

Longo’s économise avec une plateforme automatisée de pointe des comptes créditeurs

Lorsque les familles magasinent pour des aliments qui répondent aux normes les plus élevées en matière de fraîcheur, de goût et de prix, elles vont inévitablement choisir Longo’s. En tant que chef de file dans le secteur de l’alimentation, la réputation de Longo’s a contribué à une croissance considérable, qui est visible par l’ouverture de plus de 10 emplacements supplémentaires en moins d’une décennie. Ce que les consommateurs ne voient pas, cependant, est le travail supplémentaire qui peut venir avec cette croissance dans les domaines tels que la facturation et réconciliation. Pour relever efficacement ce défi, Longo’s s’est tournée vers Process Fusion.

Le client

Une entreprise familiale qui a été lancé par trois frères dans le milieu des années 50, Longo’s est passé d’un seul magasin de 1 500 pieds carrés à Toronto à un total de 36 emplacements.

Au-delà de son succès commercial, Longo’s a fait un engagement continu à bâtir des communautés plus heureuses et en meilleure santé, par l’intermédiaire de sa fondation, Longo’s Family Charitable Foundation (LFCF), qui a donnée plus de 2 millions de dollars à des organismes de bienfaisance locaux et activités commanditées.l

 

La difficulté

Comme de nombreuses organisations, Longo’s a toujours dû traiter les factures des fournisseurs en les saisissant manuellement dans un système de planification des ressources d’entreprise (ERP). Cela comprend la facture elle-même, ainsi qu’un document de réception — un document interne imprimé sur les « biens reçus ».

Comme Longo’s a évolué, le volume du traitement des factures est devenu plus laborieux. L’entreprise a traitée en moyenne 12 000 factures par mois, ou 700 en une seule journée, selon Eva Kazemi, Superviseur des comptes créditeurs chez Longo’s.

Kazemi travaille dans une équipe de six personnes et embaucher d’autres personnes aurait ajouté des dépenses opérationnelles sans nécessairement traiter le volume de travail de la meilleure façon possible.

Au commencement, Longo’s a essayé de résoudre le problème avec un mélange de technologies incluant un système de gestion de contenu d’entreprise, applications de collaboration et de flux de travail, mais cela a présenté des problèmes supplémentaires. Le système était enclin aux erreurs et compliqué, rendant le processus de traitement et d’acceptation des utilisateurs plus lent que prévu.

« Gérer toutes les licences et de s’assurer que toutes les technologies que nous mettions sur place ne menaient pas aux erreurs a posé un défi », déclare Alicia Samuel, vice-présidente des technologies de l’information de Longo’s.

La solution

Longo’s a mis en place CapturePoint, une solution universelle de saisi et traitement de documents qui tire parti de l’intelligence artificielle (IA) pour aider à accélérer le processus.

Longo’s utilise CapturePoint comme rampe numérique vers le système ERP de Longo’s; Symphony GOLD. Pensez-y comme un document sur papier vers EDI. Les factures sont numérisées, vérifiées et transférées vers GOLD pour les paiements.

Les avantages d’utiliser CapturePoint par rapport au mélange de produits précédent de Longo’s comprennent un seul système qui fonctionne dans le nuage sans infrastructure de TI requise. Les licences coûteuses pour logiciels de gestion de contenu d’entreprise et licences de serveur n’étaient plus nécessaires.

Finalement, en comparaison avec la solution de facturation désuète de 10 ans, CapturePoint permet à Longo’s de manipuler des factures problématiques que l’ancienne technologie OCC ne pouvait pas gérer sans requérir beaucoup de travail de programmation.

 

Les résultats

« J’ai une excellente expérience avec Process Fusion et CapturePoint », dit Kazemi. « C’est moi qui faisais les tests, et leur l’équipe technique a été en mesure de répondre aux questions et de fournir un grand soutien, surtout lorsque nous avons migré vers le nouveau système et de nouvelles choses se sont produites. »

Depuis le déploiement de CapturePoint, Longo’s a vu les avantages suivants :

Gain de temps et augmentation du la productivité sans ressources humaines supplémentaires :
Kazemi estime que l’utilisation de CapturePoint a permis à Longo’s d’économiser le coût de l’embauche de deux personnes supplémentaires dans son équipe, où les salaires pourraient commencer à 35 000 $ et plus. CapturePoint est également un outil qui s’aligne avec la croissance continue de Longo’s, qui traite plus de 50% de ses factures sur papier.

« Cela nous aide certainement avec les volumes que nous voyons. » dit-elle. « Avec CapturePoint, nous pouvons numériser n’importe quelle facture sans que le système aie besoin d’être ‘formé’. »

CapturePoint a été si facile à apprendre que Kazemi a été en mesure d’attribuer du travail à des étudiants d’été qui rejoignent Longo’s sur une base temporaire.

Ajouter de la valeur au milieu d’une mise à niveau majeure :
Longo’s a déployé CapturePoint à un moment où l’organisation passait à un nouveau système ERP, ce qui signifie que l’occasion pour la complexité supplémentaire et les défis étaient partout.

« Ma principale préoccupation était de savoir si CapturePoint serait en mesure de traiter toutes les données nécessaires vers le nouveau ERP. » a dit Kazemi. « Process Fusion a fait en sorte que nous serions en mesure pour que cela fonctionne en collaborant avec notre entreprise et techniciens. »

Les données que le système ERP de Longo’s reçoit aujourd’hui sont 100 % exact et appuyé par les données des « biens reçus » relatif au bon de commande original.

Stimuler le RSI des investissements en TI antérieurs:
« Les numériseurs fonctionnent depuis des années chez Longo’s, mais ils ne travaillaient pas nécessairement à pleine capacité, » dit Samuel.

« Il y avait ces vieux scripts de test où nous revenions dans le système pour s’assurer que tout fonctionnait correctement », dit-elle « C’était Process Fusion et leur expérience qui nous a guidés vers notre but. »

Utiliser CapturePoint peut faire économiser 3000 $ par mois à des entreprises comme Longo’s en coûts technologiques seulement, et environ 6 000 $ par mois en frais de personnel non embauché.

Une approche proactive de la réussite des clients:
« L’équipe de CapturePoint sont vraiment un bon partenaire avec qui travailler. Ils nous ont supporté à chaque étape de l’implémentation », dit Samuel. « Ils connaissent très bien leur domaine. Le fait qu’ils viennent nous conseiller signifiait que nous pouvions mener à bien ce projet en temps opportun. Ils sont très organisés. »

Mettre fin au défi des solutions ponctuelles :
« C’est un vrai avantage d’avoir une plateforme avec une intégration majeure, plutôt que de regrouper plusieurs éléments d’une plateforme de multiples façons, où des erreurs pourraient se produire », Samuel a déclaré. « Il s’agit d’un excellent exemple d’un facilitateur de l’entreprise. »