Case Studies

« CapturePoint a non seulement été en mesure de nous offrir une solution multisystème, mais aussi une solution qui s’intégrerait aux systèmes que nous avions. » - Michael Borman, gestionnaire intérimaire des TI

L’Hôpital général St. Mary’s améliore l’efficacité de la distribution des rapports

Tous les soirs, à une heure tardive où d’autres secteurs de l’Hôpital général St. Mary’s étaient calmes, un rapport en lot d’un de ses laboratoires commençait à imprimer – et à imprimer – jusqu’à ce qu’il y ait plus de 500 télécopies en attente d’être retirées, plié et distribué tout au long de la journée suivante. Le caractère onéreux de ce processus n’est qu’un exemple de ce qui a incité l’organisation à explorer un système automatisé de distribution de rapports électroniques (SDRDE) qui apporterait une plus grande efficacité à son effectif.

Le client

Situé à Kitchener, en Ontario, l’Hôpital général St. Mary’s est le deuxième établissement de soins de courte durée en importance dans le système de santé de St. Joseph’s, avec près de 2 000 employés, médecins et bénévoles qui servent les résidents des Comté de Wellington, Dufferin, Grey-Bruce et au-delà. Il est bien connu comme un centre régional de soins cardiaques.

Selon Michael Borman, gestionnaire intérimaire, Systèmes de l’information et technologie de l’information à St. Mary’s, l’organisme est également un ardent défenseur de Lean, une méthodologie d’amélioration continue qui vise à réduire le gaspillage tout en créant une plus grande valeur pour les clients et les employés.

« Au début du processus Lean, nous avons commencé à discuter de la façon dont la télécopie des rapports entre les divers ministères n’était pas jugée efficace. » il dit.

« Comparativement aux projets de TI typiques où nous pourrions envisager simplement de remplacer nos télécopieurs lorsqu’ils sont à la fin de leur vie utile, la pensée Lean signifiait qu’il fallait aller plus loin pour déterminer la cause profonde, le véritable problème, qui crée ces inefficacités. Remplacer une technologie est une chose, mais identifier les lacunes dans le processus en est une autre. »

 

La difficulté

Borman et son équipe ont travaillé en collaboration avec chaque ministère et ont découvert plusieurs enjeux clés. Cela comprend un volume élevé d’utilisation de papier dans la télécopie des rapports, ce qui entraîne des coûts et a un impact sur l’environnement. Il y avait aussi des cas d’utilisation ou des besoins uniques entre les rapports automatisés de lot du laboratoire, par exemple, et le service des dossiers de santé, qui a tendance à faire plus de télécopie et de numérisation ponctuelles. Plus que tout, peut-être, était le temps et l’énergie nécessaires pour certains employés. « Ils ont estimé que leurs compétences pourraient être mieux utilisées. » Borman dit.

La solution

Borman dit qu’il a été difficile de trouver un fournisseur de solution avec la bonne combinaison de technologie et d’expertise, étant donné que les besoins de St. Mary’s comprenaient la télécopie des dossiers médicaux générés par MEDITECH et, en particulier, la livraison par télécopieur automatisée des rapports cardiac PAC aux médecins prescripteurs et aux sous-médecins.

« Ce que nous avons constaté, c’est que ceux-ci étaient trop spécifiques à MEDITECH et que certains ne répondraient qu’à une partie de nos besoins. C’est à ce moment-là que nous sommes tombés sur PFI», déclare-t-il. « Ils ont non seulement été en mesure de nous offrir une solution multi-systèmes, mais une solution qui s’intégrerait aux systèmes que nous avions. »

Dans l’espace d’environ un demi-mois, une équipe de trois membres de Process Fusion Inc., a contribué au déploiement de sa solution eReports (eRDS), qui rassemble les rapports médicaux cliniques, détermine le contenu et applique ensuite les règles opérationnelles pour livrer les documents en fonction de ces règles. Les extrants saisis comprennent l’information provenant du système clinique de St. Mary’s par l’entremise de HL7, de Print Stream et de MFP.

Le résultat

« PFI a compris la portée et les besoins de chaque secteur et a guidé le processus. Ils ont été très directs dans l’approche pour s’assurer qu’ils répondaient aux besoins de l’entreprise, dit-il. Ils étaient vraiment bons. Je ne me souviens pas d’une seule situation où ils n’ont pas pu faire ce dont nous avions besoin. »

Une meilleure collaboration
L’approche Lean est fondée sur l’élimination des cloisonnements qui existent parfois dans les organisations complexes, et l’utilisation de eRDS par St. Mary’s y contribue. « Leurs départements ont travaillé en étroite collaboration avec nous. Nous n’avons pas apporté les changements de règles pour eux – ils ont cerné les règles administratives, les lacunes, » dit-il. « Nous nous sommes assurés que le flux répondait à leurs attentes. »

Productivité
Avant que St. Mary’s introduit la solution CapturePoint, certains membres du personnel ont dû se rendre en voiture les fins de semaine pour gérer les télécopies, affirme M. Borman. « Maintenant, ils peuvent rester chez eux avec leur ordinateur portable et faire la même chose. Il s’agit de permettre à ces départements de faire le travail qu’ils doivent faire au lieu des emplois qui peuvent être automatisés. »

Empreinte écologique
« J’aime le plein air et sortir, » Borman says. « Une fois que vous commencez à lire combien d’arbres une boîte de papier couvre, cela fait de la réduction de notre utilisation une grande priorité. »

Prochaines étapes

Depuis le déploiement initial, St. Mary’s a poursuivi la mise en œuvre de eRDS dans trois autres départements, y compris son secteur d’achat et son Programme de Soin Complet Intégré. Borman dit qu’il y en aura probablement plus à suivre. « Il y a beaucoup d’opportunités ici, » dit-il. « Nous n’avons touché que la pointe de l’iceberg. »