Case Studies

La force de l’équipe est chaque membre. La force de chaque membre est son équipe.

Mackenzie Health transforme le processus d’image diagnostique

Dans son rapport intitulé « Roadmap for Success » de 2016-2020, Mackenzie Health prévoit que les collectivités qu’elle dessert connaîtront une croissance de 40 à 50 % au cours des 15 prochaines années et que sa population personnes âgées augmentera d’un facteur de quatre. Pas étonnant que l’organisation cherche constamment des moyens d’améliorer tout ce qu’elle fait, y compris un effort ciblé pour atteindre un état opérationnel sans papier.

Mackenzie Health exploite déjà un hôpital à Richmond Hill, en Ontario, et prévoit en ouvrir un autre à Vaughan au cours des trois prochaines années. L’organisme a été reconnu et récompensé à l’échelle nationale pour son engagement envers des soins de santé de qualité, et l’Unité d’Innovation de Mackenzie transforme la façon dont les soins sont fournis.

La difficulté

Le service d’imagerie médicale (IM) de Mackenzie Health a effectué plus de 194 000 examens en 2016, et le volume d’examens augmente de 3 % chaque année. Sans financement supplémentaire, le personnel consacrait beaucoup de temps à la distribution et à l’organisation de papier. Cela cause non seulement des inefficacités, mais aussi des risques pour la confidentialité.

« Nous voulions être au dessus du flux des patients et des temps d’attente », explique Carlene Small, analyste en informatique clinique, Programme diagnostique et thérapeutique, à Mackenzie Health. « Nous voulions remanier le processus de planification des réquisitions » – Même si nous avons rationalisé ces flux de travail au fil des ans, nous savions qu’ils pourraient être encore meilleurs. » Mackenzie Health s’est fixé un délai de deux jours ouvrables pour le calendrier de ses réquisitions au bureau d’ordonnancement; il devenait de plus en plus difficile de maintenir cet objectif avec la croissance du volume.

La solution

Mackenzie Health s’est tournée vers Process Fusion Inc. (PFI). PFI voulait créer une application de flux de travail entièrement personnalisée qui saisit et achemine les demandes par télécopieur et ajoute l’intelligence au processus pour recueillir des renseignements utiles. De cette façon, les demandes pourraient être acheminées numériquement aux bons membres de l’équipe d’IM au bon moment en fonction de règles opérationnelles prédéterminées et fournir un meilleur contrôle du processus.

PFI a utilisé une méthodologie de conception de développement rapide d’applications (RAD) pour prototyper sa solution et faire participer la communauté des utilisateurs de Mackenzie Health à la création d’une interface utilisateur qui répond aux besoins de tous. Selon Small, c’est l’un des facteurs qui ont finalement contribué au succès du projet.

« Nous avons fait beaucoup de cartographie des flux de travail, des réunions avec les principaux intervenants et des personnes importantes qui travaillent avec Process Fusion sur la conception et l’élaboration. » déclare Lindsay Lankin, gestionnaire, Accès des patients

Une difficulté majeure, mais imprévu, a été le transfert de plus de 7 000 demandes sur papier en demandes électroniques qui étaient encore en cours de traitement à mesure que la nouvelle solution était déployée. Small affirme que PFI a aidé à créer un processus hybride qui a efficacement transféré les demandes sur papier en demandes électroniques.

Il était également important de tenir compte des besoins particuliers de chaque intervenant. Alors que la date et l’heure d’un examen particulier pourraient être cruciales pour les ordonnanceurs, les radiologistes auraient besoin d’avoir accès aux antécédents médicaux d’un patient avant de faire avancer la réquisition.

« L’efficacité du codage était la principale préoccupation des radiologistes. Nous voulions réduire le nombre de « clics » et rendre l’interface facile à utiliser », explique Fred Lan, radiologiste en chef à Mackenzie Health. « Process Fusion a travaillé en étroite collaboration avec nous pour atteindre nos objectifs et a fait preuve de souplesse pour s’adapter à nos besoins. Cette approche axée sur la collaboration était essentielle à la réussite de la transition vers le nouveau processus. »

« Le PFI a été très accommodant », ajoute-t-elle. « Nous trouvions des idées de dernière minute, et ils y arrivaient, quoi qu’il arrive. PFI nous a permis de développer très facilement ce dont nous avions besoin. »

Alors que le service de TI interne de Mackenzie Health a participé à la mise en place de l’infrastructure, l’équipe de PFI s’occupait du reste.

 

Le résultat

Moins d’un an après le déploiement, toutes les demandes de patients externes sont maintenant traitées électroniquement. Il est utilisé par le personnel d’inscription des patients, les radiologistes et les technologues pour répondre aux besoins des médecins. Selon l’équipe de Mackenzie Health, les avantages sont multiples :

Commodité et rapidité
« L’algorithme conçu pour les réquisitions électroniques a permis au radiologue d’accéder plus rapidement et plus facilement aux réquisitions protocolaires », explique Michele Doherty, administratrice du PACS et gestionnaire du projet des réquisitions électroniques à Mackenzie Health. « La disponibilité des réquisitions électroniques a également éliminé la nécessité pour les utilisateurs d’apporter physiquement les réquisitions à destination et en provenance du bureau du radiologiste. »

Amélioration de la gouvernance
Grâce au tableau de bord et au module de rapport eReq de PFI, les demandes électroniques à Mackenzie Health sont traçables et peuvent être vérifiées, avec de multiples points de référence en cours de route, affirme Mme Small. « Ces choses auraient tout simplement disparu et nous ne pouvions pas dire pourquoi. Maintenant, si une télécopie arrive dans notre application RightFax, nous connaissons la date, l’heure et nous savons qui l’a manipulée. »

Collaboration d’équipe
La communication est plus efficace entre le radiologiste, le technologue, le personnel de supervision et les équipes d’ordonnancement grâce aux réquisitions électroniques. « Il est courant que les employés communiquent entre eux avec des Post-It » Small dit. Maintenant, les questions peuvent être répondues électroniquement et les demandes peuvent être traitées par les radiologistes toute la journée par rapport au traitement par lot qui était nécessaire dans le passé.

Durabilité
Mackenzie Health se prépare à passer à un nouveau dossier médical électronique (DME) en juillet 2017. PFI a contribué à faire en sorte que les réquisitions électroniques fassent partie intégrale de cette transition en établissant une intégration libre avec l’arrière-plan de l’organisation pour l’instant, qui peut être renforcée une fois que le nouveau DME est prêt.

« Le Service d’accès aux patients a connu de nombreux avantages tangibles grâce à la mise en œuvre de la réquisition électronique. L’algorithme d’ordonnancement intégré a permis d’accroître l’efficacité et de réduire les erreurs », déclare Lindsay Lankin, gestionnaire, accès des patients. « Nous ne sommes plus tenus de feuilleter des réquisitions sur papier, car toutes les réquisitions peuvent facilement être consultées. Depuis la mise en service, nous n’avons pas perdu une seule réquisition! »