Family Service Toronto – Renforcer les technologies numériques pour le plus grand bien
Depuis plus de 100 ans, Family Service Toronto (FST) offre une communauté bienveillante qui aide les familles et les individus à surmonter l’adversité et à s’épanouir.
Aujourd’hui, FST est l’une des plus grandes agences de services sociaux au Canada, aidant plus de 80 000 citoyens chaque année.
FST est constituée en vertu de la Loi sur les personnes morales de l’Ontario en tant qu’organisme sans but lucratif et est un organisme de bienfaisance enregistré en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada).
Situation commerciale
Le personnel de la FST concentre ses énergies sur trois domaines de services principaux : le counseling communautaire et la santé mentale, la violence fondée sur le sexe et les troubles du développement. FST s’efforce également d’influencer les politiques, d’acquérir des connaissances, de renforcer les communautés et de plaider en faveur d’un changement de système.
FST administre également le traitement des factures et les remboursements pour les clients provinciaux du programme Passeport au nom du gouvernement de l’Ontario et des organismes partenaires par l’intermédiaire de PassportONE.
Les clients sont principalement des personnes ayant une déficience intellectuelle ou leurs familles, et ils utilisent les fonds pour acheter des services pour vivre de façon autonome et améliorer leur qualité de vie.
Les clients comprennent également des personnes âgées vivant dans des logements supervisés et qui éprouvent une gamme de problèmes de santé mentale et physiques.
«Assurer une communication et une prestation de services cohérentes à nos clients est essentiel pour Family Service Toronto…. Les services professionnels et l’équipe d’assistance de Process Fusion répondent rapidement et résolvent tous les problèmes auxquels nous sommes confrontés. Ils ont un grand respect pour leurs clients et apprécient de construire ensemble des partenariats à long terme.» déclare Brian Porter, directeur de la technologie, des communications et des installations de FST.
Le problème dans son ensemble
Pendant très longtemps, Family Service Toronto a traité manuellement des milliers de documents, factures et soumissions qui arrivaient à l’agence chaque mois.
Ce dont FST avait plus que jamais besoin, c’était d’une amélioration numérique solide et de processus automatisés fiables. Mais passer au cloud et numériser les processus d’information est plus facile à dire qu’à faire. Cela s’accompagne de problèmes de sécurité, de besoins informatiques et d’une courbe d’apprentissage abrupte.
La clé du succès était d’avoir une stratégie et une solution solides pour une transition numérique en douceur.
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La solution
En 2013, Process Fusion s’est joint à nous pour aider FST à automatiser son système de gestion de documents. Depuis lors, il n’y a pas eu de retour en arrière et le partenariat entre les deux sociétés est solide depuis près de dix ans.
Process Fusion a permis à Family Service Toronto d’optimiser son investissement technologique tout en adoptant les meilleures pratiques en matière de transformation numérique.
Avec l’aide de Process Fusion, FST a non seulement pu simplifier ses processus de documentation fastidieux, mais également sauvegarder et protéger les données sensibles des clients.
« Nous étions une organisation comme beaucoup d’autres qui disposaient d’énormes archives papier, et nous avons décidé de commencer à tout transférer vers Xerox® DocuShare®. À partir de là, nous avons commencé à travailler avec Process Fusion sur l’hébergement et la gestion du système et avons développé des solutions intelligentes de capture de documents, en particulier pour notre groupe Passeport », explique Brian Porter, directeur de la technologie, des communications et des installations de FST.
Un partenariat fiable
Au début de la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations ont eu du mal à fermer leurs bureaux et à adopter une infrastructure de travail à distance. FST, avec Process Fusion à ses côtés, a pu se développer numériquement et rapidement.
En conséquence, FST pourrait atteindre virtuellement ses communautés pour fournir des services ininterrompus tout au long de la pandémie.
En période de besoin, FST a constamment fait un pas en avant et s’est réinventé pour servir les résidents de Toronto au cours du siècle dernier.
Chez Process Fusion, nous voulons faciliter la voie vers une société plus juste et plus compatissante pour FST grâce à notre partenariat solide et à nos services inégalés.
Ce qui en dit long sur l’expérience client de Process Fusion, c’est que l’entreprise peut offrir une suite de services gérés à Family Service Toronto pour gérer efficacement leurs opérations.
Cela inclut la maintenance des applications métier critiques, le support standard et premium et les personnalisations.
« La pandémie a changé notre façon de travailler, mais pas ce que nous essayons d’accomplir. Et avec l’aide de PFI, nous fournissons un nouveau modèle de prestation de services qui offre un avenir prometteur à nos clients et parties prenantes », a déclaré Brian Porter, directeur de la technologie, des communications et des installations de FST.
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