Case Studies

« CapturePoint a réduit le temps requis pour traiter les comptes créditeurs environ de moitié et a augmenté la productivité de 60 %, tout en rendant également les membres de l’équipe des comptes créditeurs plus accomplis » George Hatzigeorgiou, Contrôleur corporatif

Contrôles Laurentide automatise 80 % du traitement des factures

Au début de l’été 2019, plus de 400 personnes se sont réunies au Fairmont Le Manoir Richelieu, près du fleuve Saint-Laurent dans la région de Charlevoix au Québec, pour un événement marquant : le 50e anniversaire de Contrôles Laurentide depuis qu’ils sont devenus un fournisseur clé pour les entreprises canadiennes.

Alors qu’un demi-siècle en affaires est une raison suffisante pour célébrer, l’occasion était également destinée à reconnaître l’évolution depuis le changement de marque avec un nouveau logo, et sa forte croissance des ventes l’année précédente.

Plus récemment, un département particulier de Contrôles Laurentide a réalisé une autre réussite qui mérite une reconnaissance — grâce à l’équipe de Process Fusion — qui fournira la base de son succès continu.

Le client

Les installations industrielles comme les raffineries, les produits chimiques, les pâtes et papiers et d’autres usines ne peuvent pas fonctionner avec succès si leurs tuyaux sont des goulots d’étranglement. Laurentide s’assure qu’elle peut contrôler les débits de tuyaux en fournissant des vannes, des instruments et systèmes, ainsi que des services techniques et d’ingénierie.

En tant que partenaire d’impact d’Emerson, les solutions d’automatisation et de fiabilité de Laurentide desservent les industries dans l’est du Canada. Les valeurs de l’entreprise ne comprennent pas seulement le client et la collaboration, mais « l’appétit et la passion » et « les gens comptent. »

 

La difficulté

Selon le contrôleur de Laurentide, George Hatzigeorgiou, l’entreprise a environ doublé en matière de volume des ventes au cours des dix dernières années. Au cours de l’année 2018 seulement, les ventes de l’entreprise ont augmenté de plus de 10 %.

Bien que ce revenu reflète une impulsion dynamique positive chez Laurentide, il a également mis une pression sur ceux qui ont entré manuellement plus de 500 factures par semaine dans son système de planification des ressources d’entreprise (ERP).

À un moment donné, Hatzigeorgiou avait deux employés à temps plein dans l’équipe des comptes créditeurs (AP) qui avaient cette responsabilité, mais plus récemment Il n’en avait plus qu’un.

« C’était tout simplement accablant pour une personne des comptes créditeurs (AP) », a-t-il dit, ajoutant que cette tâche pouvait prendre un minimum de deux à quatre heures par jour, et souvent plus.

« Nous avons atteint un niveau de volume de facture si important que nous envisagions d’ajouter une nouvelle personne, mais que la question de savoir ce qui va se passer lorsque nous continuons à croître? »
Du point de vue des coûts et des avantages, Laurentide a commencé à examiner ses alternatives.

La solution

Process Fusion a ensuite présenté CapturePoint pour les factures à Contrôles Laurentide.

Avec l’aide de CapturePoint, toute saisie manuelle a été éliminée; le service de comptabilité a été en mesure de traiter toutes les factures qu’elle soit reçue par courriel ou sur papier. CapturePoint est une plate-forme nuagique hébergée, donc tous les serveurs et les composants logiciels sont déployés, configurés, entretenus, et soutenus par Process Fusion.

Hatzigeorgiou dit que l’entreprise a évalué 10 fournisseurs différents, mais aucun ne correspondait à la performance, au prix et aux compétences de Process Fusion.

 

Le résultat

« Les résultats que nous avons vus auraient été difficiles à imaginer il y a un an », dit Hatzigeorgiou. « Cela semblait tout simplement impossible, compte tenu du volume de travail. »

Une partie du rendement du capital investi que Contrôles Laurentide a vue depuis l’adoption de CapturePoint incluent :

La formation en cours d’emploi est très rapide :
« c’était, croyez-le ou non, si simple à utiliser que nous l’avons appris en environ 10 minutes », dit Hatzigeorgiou, ajoutant que Contrôles Laurentide avait utilisé d’autres fournisseurs dont les produits étaient compliqués à utiliser et exigeaient la mise à jour des manuels de formation pour répondre à ses besoins. « Avec certaines technologies, cela devient de plus en plus dur. Dans ce cas-ci avec CapturePoint, c’était agréable d’avoir une solution plus clé en main. »

Gain de temps de 50 % :
la saisie manuelle des factures signifie non seulement de naviguer entre les factures numériques et sur papier, mais la numérisation et la vérification des numéros de bon de commande.

« Cela pouvait prendre environ 60 % de leur temps, ou entre 900 et 1 000 heures par année » a déclaré Hatzigeorgiou.
« CapturePoint a réduit le temps requis d’environ la moitié et de 60 %, a-t-il déclaré, tout en rendant son seul membre de l’équipe comptes créditeurs plus accompli. »

« Du point de vue de la conception du travail, entrer chaque détail à l’intérieur de notre système de comptabilité est un travail brutal et briseur d’âme qui doit être fait, mais il entrave la communication avec les fournisseurs et le traitement des demandes », dit-il. « Si vous avez un fichier avec plusieurs factures, CapturePoint peut les séparer très rapidement. »

Exactitude améliorée :
contrôles Laurentide a fonctionné avec les ingénieurs de PFI pour entraîner CapturePoint à choisir l’information nécessaire, en évitant les taux d’erreur et en limitant les interventions vers une surveillance occasionnelle.

« Lorsqu’un utilisateur effectue une tâche de traitement des factures maintenant, c’est plus une validation », dit-il.

Automatisation qui prend en charge plusieurs formats :
c’était important que Contrôles Laurentide puisse entrer des copies PDF des factures dans son système ERP et CapturePoint a livré.

« Cela a été un déclencheur de changement », dit Hatzigeorgiou. « Nous ne voulions pas un deuxième répertoire pour les copies de facture. CapturePoint permet ça. En plus d’obtenir l’information du fichier pour les entrer dans le système avec le système de facturation, il transfère également le PDF et il peut être transmis vers le système ERP. Il en résulte que je peux rapidement examiner la facture, l’état d’approbation, paiements et analyser les dépenses en même temps. »

Assigner les ressources de l’équipe au travail à plus haute valeur :
le déploiement de CapturePoint ne se résume pas à compléter le travail, selon Hatzigeorgiou. Cela signifie aussi que les employés peuvent étudier l’information et aider à prendre de meilleures décisions.

« Il s’agit de pouvoir se concentrer sur le développement du personnel », explique-t-il. « Cela nous permet d’ouvrir notre équipe à plus de domaines de la comptabilité que les comptes créditeurs, de sorte qu’ils n’agissent pas comme une personne des comptes créditeurs à 100 %, mais avoir le temps de faire autres choses comme analyser les dépenses opérationnelles. »

Un partenaire prêt à aider :
« nous avons eu des situations dans le passé où nous faisions affaire avec des fournisseurs et il y avait des problèmes avec les prix, atteindre les niveaux de rendement promis, et parfois il semblait que les problèmes n’étaient jamais réglés », dit-il. « Process Fusion est super-réactif pour tout ce dont nous avons besoin. »

 

Prochaines étapes :

Grâce à CapturePoint, Laurentide n’aura pas besoin d’embaucher une autre personne pour gérer les factures et se prépare à bâtir sur son succès au cours des 50 prochaines années.

« Nous sommes heureux qu’au fur et à mesure de notre croissance, CapturePoint nous permettra de prendre de l’ampleur », dit-il.