Automatisez les processus métier au sein de votre organisation

novembre 18, 2021 by Joy Yang

En tant que leader dans le secteur de l’épicerie, la réputation de Longo a contribué à une croissance considérable. une entreprise familiale qui a été lancée par trois frères au milieu des années 50, Longo’s est passée d’un magasin de 1 500 pieds carrés à Toronto à un total de 36 emplacements.

Le défi

Cependant, comme de nombreuses autres organisations d’épicerie, Longo’s devait historiquement traiter les factures des fournisseurs en les saisissant manuellement dans un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Cela comprenait la facture elle-même, ainsi que leur document de réception.

L’entreprise avait traité en moyenne 12 000 factures par mois ou 700 en une seule journée, avec seulement une équipe de six personnes, et l’embauche de corps supplémentaires aurait ajouté des dépenses opérationnelles sans nécessairement gérer le volume de travail de la meilleure façon possible.

Au début, Longo a essayé de résoudre le problème avec un mélange de technologies comprenant la gestion de contenu d’entreprise, la collaboration et les applications de workflow, mais cela a introduit des problèmes supplémentaires. Les systèmes étaient sujets aux erreurs et compliqués et entraînaient un traitement et une acceptation des utilisateurs plus lents que prévu.

La solution

Longo a déployé PF 360 Capture, une solution d’automatisation AP qui a été utilisée comme rampe d’accès numérique à l’ERP de Longo, Symphony GOLD. Les factures sont numérisées, vérifiées et transmises à GOLD pour le traitement des paiements.

Les avantages de l’utilisation de PF 360 Capture par rapport à la précédente gamme de produits de Longo incluent le fait d’avoir un seul système qui s’exécute dans le cloud sans qu’une infrastructure informatique ne soit requise. Les licences coûteuses pour les logiciels de gestion de contenu d’entreprise et les licences de serveur n’étaient plus nécessaires.

Enfin, par rapport au code vieux de 10 ans exécutant sa solution de facturation précédente, PF 360 Capture a permis à Longo de gérer des factures plus récentes et problématiques que l’ancienne technologie OCC ne pouvait pas gérer sans beaucoup de travail sur les modèles de programme.

Les résultats

Depuis le déploiement de PF 360 Capture, Longo’s a constaté certains des avantages suivants :

Gain de temps et productivité accrue sans ressources humaines supplémentaires :
Longo’s estime que l’utilisation de l’automatisation AP a permis à Longo’s d’économiser le coût de l’embauche de personnes supplémentaires dans son équipe, où les salaires pourraient commencer à 35 000 $ et plus.

Ajouter de la valeur au milieu d’une mise à niveau majeure :
Longo’s déployait PF 360 à un moment où l’organisation évoluait également vers un nouveau système ERP, ce qui signifiait que l’opportunité d’une complexité et des défis supplémentaires étaient partout. Les données que le système ERP de Longo reçoit aujourd’hui sont désormais exactes à 100 % et vérifiées grâce aux informations sur les « marchandises reçues » et les bons de commande.

Augmenter le retour sur investissement des investissements informatiques précédents :
Les scanners fonctionnaient depuis des années chez Longo, mais ils ne fonctionnaient pas nécessairement à pleine capacité. Il y avait ces anciens scripts de test où le personnel devait revenir dans le système pour s’assurer que tout fonctionnait. L’utilisation de PF 360 Capture a permis à des entreprises comme Longo d’économiser 3 000,00 $ par mois en coûts technologiques uniquement, et environ 6 000 $ par mois en frais de personnel non embauché.

Une approche proactive de la réussite client :
« Process Fusion est un bon partenaire avec lequel travailler. Ils nous ont suivi à chaque étape de la mise en œuvre. » Alicia Samuel, vice-présidente de l’informatique, déclare : « Ils connaissent très bien le secteur de la RPA. Les avoir fait venir et nous conseiller signifiait que nous pouvions mener à bien ce projet dans les délais. Ils sont très organisés. »

Mettre fin au défi des solutions ponctuelles :
« C’est un réel avantage d’avoir une plate-forme avec une intégration majeure, par rapport à plusieurs éléments d’une plate-forme assemblés de plusieurs manières, où des erreurs pourraient se produire », a déclaré Samuel. « C’est un excellent exemple de la façon dont la technologie peut être un catalyseur de l’entreprise. »

A complete guide to invoice processing automation FR