Automatisation cognitive des documents : il ne s’agit pas seulement d’OCR

mai 20, 2022 by Joy Yang

La reconnaissance optique de caractères (OCR) fait une apparition constante dans les technologies visant à automatiser les processus manuels. Il convertit le texte imprimé en un format numérique lisible et nous aide à récupérer instantanément chaque image numérisée.

Dans les guichets automatiques, il lit le texte des chèques et indique à la machine le montant qu’il doit déposer, quelle que soit la gravité de l’écriture. Dans l’ensemble, l’OCR augmente l’accès à l’information, améliore le service client et réduit la probabilité de fichiers égarés.

Sans surprise, de nombreuses entreprises utilisent l’OCR comme technologie clé dans les solutions de numérisation et de gestion de documents. Utilisé dans la phase d’indexation, l’OCR rend les images numériques à la fois modifiables et consultables. Cela dit, la gestion des documents a maintenant changé et évolué vers quelque chose de plus avancé : l’automatisation cognitive des documents.

L’automatisation cognitive des documents est une solution intelligente qui automatise l’extraction, la compréhension et l’intégration des documents nécessaires aux processus organisationnels. Bien que l’OCR soit un élément essentiel de la gestion des documents, il joue un rôle moins important dans l’automatisation cognitive des documents.

Dans cet article, nous expliquerons pourquoi l’automatisation cognitive des documents ne concerne pas seulement l’OCR.

Pourquoi l’OCR ne suffit pas

L’extraction de données à partir de documents est importante. Cependant, pour automatiser efficacement la gestion des documents, nous avons besoin d’une solution qui catégorise les données extraites et les transfère dans les champs appropriés. La plupart des documents ont plusieurs champs qui stockent des informations précieuses. L’OCR seul ne peut pas détecter correctement les différences entre ces champs et les informations enregistrées.

Dans le même temps, les solutions de gestion de documents doivent déterminer précisément le type de document. Votre entreprise peut souhaiter enregistrer des fichiers dans un format différent, en raison de problèmes de conformité de votre secteur. C’est pourquoi la détection précise du type de fichier est trop complexe pour les solutions qui reposent entièrement sur l’OCR.

Les entreprises ont besoin d’un système capable de transférer de manière fiable des données numériques et tangibles vers leur système de gestion de documents sans aucune surveillance ni intervention manuelle. Si vous n’utilisez l’OCR que dans vos processus numériques, votre gestion documentaire restera inefficace.

8 fonctionnalités requises pour l’automatisation cognitive des documents

1-Capture distribuée

Les solutions de gestion cognitive des documents doivent prendre en charge les bureaux sur le terrain et les succursales avec des outils de capture de données, ainsi que votre back-office centralisé avec des scanners de production. Pour réduire le coût total de possession, une solution CDA doit fournir une administration centrale, des rapports, des licences, ainsi qu’une gestion des profils de scanner.

2-Capture multicanal

Les solutions CDA doivent fournir une capture multicanal complète pour répondre aux préférences des clients. Cela inclut le fax, le courrier électronique, le mobile, le scanner de bureau, le dossier, le Web, ainsi que l’intégration du panneau avant MFP.

Ils doivent créer le SDK mobile de manière à permettre aux développeurs d’intégrer un large éventail de fonctionnalités de capture mobile telles que la capture d’images, la classification, la reconnaissance, ainsi que l’extraction et la validation des données. Plus vous pouvez fournir de fonctionnalités sur des appareils spécifiques au lieu de serveurs, meilleure est l’expérience que vous pouvez offrir à vos clients.

3-Capture de salle de courrier pour plusieurs départements

Une capture de salle de courrier numérique augmente la transparence et améliore considérablement l’accès aux informations pour votre équipe, ce qui vous permet d’économiser énormément d’espace, de temps et d’argent.

La capture de salle de courrier numérique permet aux organisations de numériser les documents papier entrants à partir d’e-mails et de créer un flux de travail de documents adapté aux temps modernes. Votre solution CDA doit convertir tout le contenu entrant dans un format numérique et l’enregistrer dans un endroit sûr et sécurisé.

En même temps, il devrait fournir un référentiel central pour les formats de courrier électronique et papier (fax et e-mail) et les intégrer dans le même flux de travail de documents. CDA devrait vous aider à éviter les coûts et les efforts inutiles liés au développement et à la maintenance de solutions disparates de différents fournisseurs.

Il est important de fournir une assistance pour l’acquisition et la compréhension des types de documents importants tels que les formulaires, les factures, les documents d’intégration, les documents médicaux, les documents d’expédition, les documents hypothécaires, les e-mails, les lettres, les contrats, etc. Ainsi, cela peut aider à fournir une salle de courrier numérique complète.

 

4-Classement des documents

Les solutions CDA implémentent une classification intelligente des documents. La classification des documents peut aider les entreprises à s’assurer que le nouveau contenu s’aligne sur les processus métier existants, ce qui facilite la sécurisation des documents et l’automatisation des processus. La technologie utilise plusieurs méthodes pour baliser les types de documents standard et d’autres contenus liés aux processus métier.

Étant donné que les solutions CDA utilisent une classification avancée pour organiser automatiquement les documents, les entreprises peuvent classer le contenu entrant au fur et à mesure qu’elles le reçoivent. En d’autres termes, les entreprises peuvent s’assurer que le contenu entrant est marqué en fonction de toutes les balises de conformité et de sécurité pertinentes.

En conséquence, il est plus facile de mettre en œuvre la conformité de la géolocalisation, des contrats, ainsi que des informations d’identification personnelle (PII). Dans le même temps, les solutions CDA peuvent également attribuer du contenu à une piste d’audit, ce qui peut aider à se conformer aux réglementations gouvernementales.

5-Plusieurs langues

L’apprentissage automatique, les services gérés et le traitement de documents OCR peuvent vous fournir un système de gestion de documents dynamique et sans contact. Cependant, à mesure que les entreprises se développent, elles doivent s’adapter aux fournisseurs et aux bénéficiaires de différentes régions et pays. C’est pourquoi de nombreuses solutions intelligentes de traitement de documents peuvent traiter des données dans une variété de langues, vous aidant ainsi à propulser votre entreprise sur la scène internationale.

6-Accès Cloud

De même, l’accès au cloud est également une fonctionnalité utile dans le traitement automatisé des documents. La solution automatisée de documents basée sur le cloud permet aux entreprises d’exécuter des opérations commerciales de n’importe où et d’ajouter facilement plusieurs utilisateurs.

Au lieu d’être limité à une solution sur site, l’accès au cloud vous permet de rendre les fonctionnalités de gestion intelligente des données facilement accessibles de n’importe où, n’importe quand. Par conséquent, les travailleurs à distance peuvent facilement utiliser ces fonctionnalités pour maintenir votre entreprise à flot pendant les restrictions sociales.

7-Apprentissage automatique

Les puissantes solutions CDA utilisent des algorithmes d’IA avancés pour le traitement du langage naturel (NLP), la classification et l’apprentissage non supervisé (clustering). Les algorithmes d’apprentissage automatique tels que le clustering et la classification fonctionnent main dans la main pour classer et regrouper des documents ayant des propriétés similaires.

Dans le même temps, certains algorithmes affinent également l’extraction et la validation des données, ce qui rend les données plus significatives. Des algorithmes tels que NLP aident CDA à comprendre la signification sémantique des données extraites, car ils permettent au logiciel de comprendre le langage humain.

L’apprentissage automatique est une caractéristique clé de toute solution d’automatisation cognitive des documents. Principalement parce qu’il permet à la solution de s’entraîner à partir d’échantillons de données et d’améliorer la classification des documents et l’intelligence d’extraction des données.

8-Exportations et intégration de documents et de données

À moins que votre solution CDA ne prenne en charge l’exportation et l’intégration de documents et de données couramment utilisés avec les systèmes ERP et ECM, votre entreprise peut se retrouver bloquée dans l’écriture et la maintenance du code d’intégration.

Avant de choisir une solution particulière, assurez-vous qu’elle dispose de connecteurs d’exportation prédéfinis. Ces connecteurs doivent être liés à des systèmes de destination communs et peuvent s’intégrer à des systèmes non pris en charge, et même à des systèmes qui n’ont pas d’API exposées. Ici, l’automatisation robotique des processus peut vous aider.

Alors que les entreprises continuent de rechercher des solutions intelligentes pour optimiser leur flux de travail, l’automatisation cognitive des documents deviendra la norme pour une gestion efficace des documents dans le monde entier.