7 façons d’identifier vos points faibles dans le traitement AP

mai 19, 2022 by Joy Yang

Le cycle des comptes fournisseurs est un processus complexe affecté par plusieurs cycles d’approbations, des retards de paiement ainsi qu’un manque de visibilité.

Les gestionnaires qui s’appuient entièrement sur des processus AP manuels souffrent régulièrement de ces problèmes, ce qui crée des problèmes pour le flux de travail de l’organisation.

Pour améliorer cette situation, chaque entreprise a besoin d’un logiciel d’automatisation AP. Ces solutions peuvent rendre vos processus de comptes fournisseurs plus rapides, plus faciles et plus efficaces grâce à un traitement rationalisé des factures et à des flux de travail automatisés. Les ressources économisées grâce à ces solutions permettent aux entreprises de concentrer leurs efforts et leur temps sur des tâches à valeur ajoutée.

Bien que la transition vers ces solutions soit une nécessité, les intégrer dans votre organisation, le changement peut être particulièrement difficile.

Il est essentiel de commencer votre voyage avec une bonne planification et d’apprendre à éviter les problèmes potentiels avant de mettre en œuvre la solution d’automatisation AP dans votre organisation.

La première étape de l’automatisation de votre workflow de comptes fournisseurs consiste à identifier tous vos principaux points faibles. Une fois que vous comprenez ce qui vous manque, vous pouvez également prendre une décision éclairée sur la solution que vous choisissez.

Pour vous aider tout au long de ce processus, nous avons répertorié 7 façons d’identifier vos points faibles dans le traitement des AP.

Visibilité limitée des transactions dans AP

Lorsqu’une entreprise reçoit simultanément des centaines de factures, il peut être difficile de suivre toutes les factures.

De plus, une vue limitée de bout en bout des transactions liées à plusieurs méthodes de paiement entraîne des problèmes supplémentaires pour le service de traitement AP.

Deloitte rapporte que jusqu’à 93 % des transactions sont effectuées par voie électronique. Une visibilité limitée cache des problèmes, des problèmes graves et crée des erreurs invisibles, des coûts supplémentaires, des retards et des perturbations dans le cycle de paiement.

Une enquête rapporte que 56 % des professionnels des comptes fournisseurs sont obligés de se fier à des estimations approximatives et ne parviennent pas à prévoir leur flux de trésorerie en raison d’un manque de visibilité dans les transactions. Cela signifie que la plupart des équipes financières ne peuvent pas estimer avec précision les dépenses ou les tendances et ne parviennent pas à traiter efficacement les responsabilités liées aux factures des fournisseurs.

Selon les besoins et les exigences de votre organisation, ces défis peuvent varier. Si votre entreprise souffre du même manque de visibilité, vous devez rechercher des solutions qui vous offrent des capacités de reporting étendues.

Manque de solutions intelligentes

De nos jours, les données sont un atout stratégique pour les entreprises. Il leur permet de mesurer leur productivité et d’améliorer les workflows existants.

Cependant, une entreprise utilisant le traitement des comptes fournisseurs sur papier ne dispose pas des outils nécessaires pour extraire les données des factures et accéder aux fonctionnalités avancées de création de rapports. Ils ne peuvent pas analyser les informations et obtenir des informations cruciales pour une prise de décision efficace. Le manque de solutions intelligentes empêche les entreprises d’améliorer efficacement leurs flux de travail.

AP Traitement des retards de paiement

Selon une étude, 30 % des entreprises du marché intermédiaire indiquent que les retards dans le traitement des paiements leur créent des problèmes majeurs.

Les retards de paiement découlent de plusieurs problèmes allant des retards d’approbation, de la lenteur de l’acheminement et de la complaisance de la part des fournisseurs ou des acheteurs.

C’est pourquoi il faut environ 30 jours aux fournisseurs pour recevoir leurs paiements et finalement jusqu’à 47% des fournisseurs reçoivent leurs paiements en retard.

 

 

Coûts de traitement AP élevés

Les coûts élevés de traitement des AP sont causés par le traitement tardif des factures et constituent un obstacle important à la croissance de l’entreprise.

Selon Deloitte, jusqu’à 35 % des entreprises signalent que les coûts élevés de traitement des comptes fournisseurs sont l’un de leurs plus grands défis avec les méthodes de paiement traditionnelles. En plus de payer 62 % des coûts de main-d’œuvre, ces entreprises dépensent 8 $ pour traiter chaque paiement fournisseur.

Lors de la mesure du coût moyen par facture, vous devez tenir compte de facteurs tels que le coût du matériel, le support informatique payé, les salaires et les avantages sociaux des employés, les frais de logiciel, les frais généraux de gestion, ainsi que d’autres facteurs qui augmentent les coûts.

Selon les experts, le coût des factures varie en moyenne de 12 $ à 30 $. Cependant, un logiciel d’automatisation des points d’accès efficace a le pouvoir de réduire considérablement cet écart.

Vous pouvez mesurer le coût moyen des factures en divisant le nombre total de factures payées (au cours d’une certaine période) par le total des coûts engagés pour les traiter au cours de cette même période.

Réductions perdues

De nombreux fournisseurs offrent aux acheteurs des remises pour payer les factures plus tôt. Tirer le meilleur parti de ces remises est nécessaire pour maximiser les profits et gagner la confiance du fournisseur. Malgré cela, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à tirer profit de ces remises.

Selon un rapport de recherche de Level en 2018, les remises fournisseur manquantes sont le problème de traitement des factures le plus courant pour les entreprises.

Les entreprises se concentrent sur l’obtention d’autant de remises que possible pour maximiser les économies de coûts et améliorer les résultats de l’entreprise. Le suivi du taux de remises que votre entreprise a pu obtenir peut montrer comment les remises manquantes affectent votre entreprise.

Identification et traitement précis de toutes les factures

Dans de nombreux cas, un même document peut contenir plusieurs factures. Nous voyons souvent des entreprises concaténer plusieurs factures en un seul PDF. Cela peut ne pas être un problème pour un humain, mais cela crée des retards inutiles pour le service AP.

Les factures manquantes entraînent plusieurs retards qui mettent en péril votre relation avec les fournisseurs. Selon une étude, 30 % des entreprises du marché intermédiaire indiquent que les retards dans le traitement des paiements leur créent des problèmes majeurs. Selon une autre estimation, il faut environ 30 jours aux fournisseurs pour recevoir leurs paiements et, en fin de compte, jusqu’à 47 % des fournisseurs reçoivent leurs paiements en retard.

Si votre entreprise souffre des mêmes problèmes, il est temps de rechercher une solution automatisée qui résout ces problèmes. Bien que les solutions intelligentes de traitement automatisé des factures soient capables de détecter de telles factures, toutes les solutions automatisées ne disposent pas de ces fonctionnalités.

Une solution automatisée qui tire parti de l’apprentissage automatique avancé aux côtés de l’OCR (reconnaissance optique des caractères) peut vous aider.

AP traitant les méthodes de paiement des fournisseurs

Chaque fournisseur fait confiance à un mode de paiement différent pour son entreprise et la correspondance avec chacune de ces options est une bataille difficile pour le service AP. Les acheteurs doivent prendre des décisions de paiement en tenant compte des méthodes de paiement utilisées par leurs fournisseurs.

Ainsi, à moins que leur service AP accepte tous les modes de paiement dans leur flux de travail, le traitement des demandes de paiement des fournisseurs peut être extrêmement difficile. À moins de trouver une solution qui gère efficacement les flux de travail divergents, il est difficile de payer vos fournisseurs à temps.

Si vous ne savez pas ce qui manque à votre organisation, il peut être difficile de trouver une solution de traitement AP efficace. Cependant, en examinant les points douloureux mentionnés ci-dessus, vous pouvez trouver une solution qui rationalise votre flux de travail et résout efficacement vos problèmes.

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