6 technologies que les entreprises doivent utiliser pour accélérer le travail à distance

mai 20, 2022 by Joy Yang

Le COVID-19 a changé notre façon de fonctionner en tant que société. Chaque aspect de notre vie quotidienne, des interactions personnelles aux entreprises multimilliardaires, a été affecté par la crise mondiale. Naturellement, cela a changé notre façon de voir les opérations et les entreprises des entreprises maintenant et dans un avenir proche.

La plupart des entreprises multiplient les initiatives de transformation numérique pour anticiper ces défis et rester pertinentes sur le marché. Malgré cela, les entreprises peinent à valoriser ces initiatives.

Une étude nous montre que près 73 % des organisations ne tirent aucune valeur commerciale de la transformation numérique avec seulement 22 % réussissant à obtenir les résultats souhaités. Cela empêche les entreprises d’accélérer le travail à distance et d’évoluer numériquement.

6 technologies pour les entreprises pour accélérer le travail à distance

Dans cet article, nous présenterons 6 technologies pour accélérer le travail à distance pour les entreprises.

Jeter les bases

Tout d’abord, votre entreprise doit préparer le terrain pour le travail à distance et faire fonctionner l’entreprise à distance. Ils doivent se solidifier et procurer un environnement « au bureau » pour les travailleurs.

Non seulement il est important de fournir un accès à distance aux employés, mais également de leur fournir des connexions VPN, des réunions et des applications de collaboration, ainsi que plusieurs autres technologies d’activation à distance.

Dans le même temps, ils doivent accroître la numérisation et l’automatisation. 36 % des entreprises dépendent de la facturation papier, 47 % s’en tiennent aux processus manuels d’approbation et les autres effectuent 49 % des paiements par chèque. Pour maintenir leur entreprise à flot, ils doivent éliminer le papier de leur flux de travail.

Évolutivité et éclatement dans le cloud

Les DSI doivent mettre à jour les architectures client/serveur, les applications héritées et les applications non compatibles avec le cloud pour permettre le travail à distance. Les environnements cloud d’IDC COVID-19 Tech Index Survey seront une priorité absolue pour permettre le travail à distance.

Plusieurs entreprises doivent désormais gérer des volumes démesurés de documents et de données, notamment dans le domaine de la santé. Pour éliminer les goulots d’étranglement dans leur flux de travail, ils ont besoin d’une évolutivité instantanée de leurs solutions et de la capacité de gérer de grandes rafales de puissance de traitement.

Ce faisant, ils peuvent éviter les systèmes débordés qui souffrent de temps d’attente importants. Le passage au cloud ou aux applications hybrides permettra à ces entreprises d’évoluer automatiquement et d’étendre leurs opérations.

L’une des façons dont chaque entreprise peut bénéficier de l’utilisation de services basés sur le cloud consiste à mettre en œuvre leur « Cloud Faxing » dans leur département AP. Cloud Faxing est une nouvelle technique pour faxer des messages importants à l’aide d’un service basé sur le cloud au lieu d’anciens télécopieurs. Il fournit aux entreprises plusieurs opérations telles que la télécopie en ligne, la télécopie par Internet et la télécopie par courrier électronique.

Une solution d’hébergement virtuel peut vous aider à accéder, stocker et traiter des données via des serveurs distants et à partager des informations importantes en toute sécurité entre les équipes. Vous pouvez ranger les télécopieurs analogiques extrêmement lents et utiliser un support sûr et transparent pour télécopier et partager des documents.

Gestion cognitive des documents et RPA

Les données non structurées telles que les e-mails et les documents (PDF, feuilles de calcul, etc.) créeront toujours des obstacles pour votre équipe distante. Les télétravailleurs doivent analyser et comprendre les informations contenues dans chaque document.

Ces choses simples rendent le traitement des documents extrêmement inefficace et augmentent les coûts opérationnels. Selon Deloitte, le coût de la gestion physique des enregistrements est cinq fois plus élevé que celui des enregistrements numériques, même après prise en compte de la récupération de données (DR). Ce coût se répercute sur votre client et a finalement un impact sur la qualité de votre service.

L’automatisation cognitive des documents est une solution intelligente qui exploite l’OCR et l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser l’extraction, la compréhension et l’intégration des documents requis dans les processus organisationnels. CDA améliore la capacité de la RPA d’automatisation des processus robotiques, permettant aux entreprises d’automatiser leurs processus plus efficacement.

RPA est une technologie qui automatise les tâches répétitives. Ici, il peut se substituer à l’activité clavier de votre collaborateur en la complétant par des informations structurées et vérifiées. Bien qu’il soit principalement utilisé dans le système RPA pour les bases de données, les applications, les PDF ou même les feuilles de calcul, les entreprises peuvent l’utiliser pour stocker des informations précieuses à partir de documents et de messages commerciaux.

 

Productivité basée sur le contexte

La productivité axée sur le contexte ou CDP est un moyen innovant d’organiser efficacement les informations provenant de plusieurs ressources de données. Il utilise à la fois des sources de données internes et externes pour donner aux organisations une image complète de leurs processus.

CDP transforme des données plates disparates (données stockées dans des silos hérités tels que des e-mails, des feuilles de calcul, des fichiers PDF et même des bases de données relationnelles) en données sémantiques significatives.

Pour les travailleurs du savoir, les données sémantiques offrent une vue à 360 degrés des principales caractéristiques et de l’arrière-plan d’un ensemble de données. Il s’agit d’informations contextuelles qui aident à la fois les humains et les machines à comprendre plusieurs points de données et leurs relations.

Connaître le contexte des données aide les entreprises à acquérir des connaissances plus approfondies grâce à l’intelligence artificielle et à l’apprentissage automatique. Ces informations permettent aux entreprises d’augmenter leur productivité et leur efficacité et d’obtenir un avantage sur leurs concurrents.

Les travailleurs à distance sont détachés de l’environnement de bureau. Dans cet isolement, ils n’ont pas les connaissances nécessaires pour prendre des décisions à temps. Des données organisées et enrichies peuvent aider les télétravailleurs à maximiser leur productivité. Donner un contexte aux données donne aux télétravailleurs une image complète de ce que représentent les données, leur permettant d’obtenir des informations plus approfondies et de prendre des décisions plus rapidement.

Automatisation de la salle de courrier numérique

Les entreprises qui s’appuient sur des systèmes papier manquent d’une solution sécurisée et rentable pour numériser les e-mails essentiels. Ils ont du mal à automatiser, classer et distribuer des documents dans des e-mails et créent ainsi des données importantes en silo.

En l’absence d’automatisation de la salle de courrier numérique, les données financières des e-mails deviennent isolées, affectant des processus tels que le traitement des factures, ainsi que le flux d’informations de bout en bout. DMA vous permet d’utiliser des technologies telles que Intelligent Data Capture.

Vos travailleurs à distance peuvent profiter d’un point d’entrée unique pour accéder à tous les documents importants, qu’ils soient papier ou numériques. Cela les aide également à garantir la conformité, à remplacer les systèmes traditionnels par des processus métier intelligents, à accroître l’efficacité et à réduire les coûts opérationnels.

DMA offre également aux gestionnaires distants une vue globale de l’ensemble de leur système de messagerie. Grâce à ces solutions, vous et votre équipe pouvez exécuter plusieurs initiatives de transformation numérique, éviter des retards inutiles, encaisser des remises et créer un flux de travail transparent.

Intégration ERP et paiements virtuels

Si vous disposez d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), fournir un accès à distance aux travailleurs devient extrêmement important, en particulier pour votre service AP. Vous devriez envisager une solution AP avancée qui s’intègre facilement à vos systèmes existants et offre une expérience transparente, même aux travailleurs distants.

La solution idéale d’automatisation des points d’accès distants devrait réduire la manipulation manuelle et accélérer le traitement des factures. Une solution qui garantit un paiement rapide aide les entreprises à obtenir des remises pour paiement anticipé et à entretenir des relations solides avec les fournisseurs.

De même, dans un souci d’efficacité, votre solution d’automatisation des points d’accès distants doit prendre en charge tous les modes de paiement virtuels. Les méthodes de paiement virtuelles aident les entreprises à payer leurs fournisseurs à temps sans envoyer leur personnel faire des chèques. Ces méthodes de paiement virtuelles permettent également aux entreprises de gagner des remises en argent si elles utilisent une carte.

Le travail à distance devient incroyablement difficile pour les entreprises de tous les horizons. Cependant, en investissant dans des technologies essentielles et en fournissant à votre équipe les bons outils, votre entreprise peut surmonter les restrictions sociales et maximiser la production de votre entreprise.