5 tendances clés de l’automatisation des points d’accès auxquelles vous pouvez vous attendre après le COVID-19

mai 20, 2022 by Joy Yang

La pandémie de COVID-19 influence les particuliers et les entreprises de plusieurs façons. Cependant, l’un des plus grands impacts de la pandémie a été d’assurer les paiements et de maintenir plus efficacement les flux de trésorerie. Bien que le maintien du flux d’argent ait toujours été essentiel, en période d’incertitude financière, cela devient encore plus important.

Selon IDC, les entreprises perdent environ 20 % à 30 % de revenus chaque année simplement à cause d’inefficacités. Bien que la majorité des professionnels de la finance citent les processus manuels et les inefficacités comme leurs plus grands problèmes, les entreprises continuent d’utiliser des systèmes AP inefficaces à ce jour.

Cependant, sous la pression financière de la COVID-19, ces entreprises se tournent vers de nouvelles solutions pour améliorer leur situation. Dans cet article, nous discuterons de 5 tendances clés de l’automatisation des points d’accès auxquelles vous pouvez vous attendre après le COVID-19.

Numérisation et automatisation accrues

Avec l’absence de personnel au milieu des restrictions liées au COVID-19, l’automatisation des processus est devenue essentielle pour les entreprises du monde entier. Jusqu’à 36 % des entreprises dépendent encore de la facturation papier, 47 % s’en tenant aux processus manuels d’approbation et les autres effectuant 49 % des paiements par chèque.

Les processus manuels dans le traitement des AP sont coûteux, sujets aux erreurs et chronophages, entraînant des retards de paiement et des pénalités conséquentes.

Dans les années à venir, les entreprises se concentreront sur la numérisation du traitement des factures grâce à des technologies telles que la capture intelligente de données. Cela permettra aux entreprises d’effectuer des paiements stratégiques, d’obtenir des escomptes de paiement et de maximiser leurs liquidités.

Le processus de numérisation est déjà une priorité dans certaines entreprises, comme le montrent de récentes enquêtes. Gartner rapporte que jusqu’à 91 % des entreprises se concentrent sur des initiatives numériques pour rendre leurs flux de travail plus efficaces, donc après le changement de COVID-19, nous pouvons nous attendre à ce que cela augmente.

 

Focus sur la prévention de la fraude

La fraude est toujours une cause majeure de préoccupation en termes de traitement des factures. En 2020, selon l’enquête de l’AFP sur la fraude et le contrôle des paiements, jusqu’à 81 % des entreprises ont été victimes de fraude en 2019. Selon une autre étude, les factures frauduleuses, ainsi que d’autres stratagèmes de fraude, ont coûté aux entreprises près de 7 milliards de dollars en 2018.

Depuis le début de la pandémie de COVID-19, les inefficacités inhérentes aux solutions de traitement AP traditionnelles sont devenues encore plus apparentes. Ces systèmes ne disposent pas des freins et contrepoids des solutions AP automatisées, ce qui crée de la place pour la fraude sur les factures. Par conséquent, les entreprises touchées par ces fraudes ont du mal à maintenir leurs paiements et leur trésorerie.

Nous pouvons nous attendre à ce que les entreprises se concentrent davantage sur les applications automatisées AP avec des fonctionnalités de reporting étendues. Les rapports AP permettent aux entreprises de surveiller de près le traitement des factures et d’identifier les comportements frauduleux dans le flux de travail.

L’accès instantané à l’analyse des exceptions en temps réel, à la productivité et aux rapports d’audit permet aux entreprises d’avoir un contrôle accru sur le traitement des factures. Les gestionnaires n’ont plus besoin de prendre des décisions concernant les avis de rappel de paiement ou de surveiller les suivis dans le système.

L’automatisation des points d’accès empêche également la fraude en minimisant l’intervention humaine et en s’appuyant davantage sur les règles, les vérifications et les contrôles automatisés. De même, les fonctionnalités avancées d’apprentissage automatique offrent une meilleure vue d’ensemble financière, ce qui est essentiel pour détecter et prévenir la fraude.

Utilisation croissante de la technologie cloud

L’émergence de solutions d’automatisation des points d’accès basées sur le cloud a rendu l’automatisation des points d’accès extrêmement accessible, car une solution d’automatisation basée sur le cloud permet aux entreprises de faire évoluer les services d’automatisation des points d’accès en fonction de leur utilisation.

De plus, l’utilisation de services basés sur le cloud a introduit une nouvelle technologie dans l’ensemble d’outils d’automatisation des points d’accès. De nos jours, de nombreuses entreprises attendent avec impatience le « Cloud Faxing », une nouvelle technique pour envoyer par fax des messages importants à l’aide d’un service basé sur le cloud au lieu des anciens télécopieurs.

En général, le processus est un terme générique désignant un certain nombre de façons d’effectuer la télécopie dans le cloud, telles que la télécopie en ligne, la télécopie par Internet et la télécopie par e-mail. L’utilisation d’une solution d’hébergement virtuel pour accéder, stocker et traiter les données via des serveurs distants permet aux équipes de partager des informations importantes en toute sécurité. En supprimant les télécopieurs analogiques extrêmement lents, la télécopie dans le cloud a permis aux entreprises d’utiliser le support sécurisé de la télécopie pour partager des documents de manière transparente.

Dans le même temps, une solution AP compatible avec le cloud simplifie la nature complexe et interconnectée de l’économie mondiale d’aujourd’hui en traitant efficacement les méthodes de paiement des fournisseurs distincts. Avec l’aide de la technologie cloud et le développement de versions localisées, les entreprises seront prêtes à respecter les réglementations locales et à fournir la meilleure qualité de logiciel AP.

Solutions artificiellement intelligentes

À l’ère numérique d’aujourd’hui, les données sont un atout stratégique qui permet aux entreprises de dépasser leurs concurrents. Selon Forrester, environ 60 à 73 % des données d’entreprise restent inutilisées. Avec l’émergence des techniques de science des données, les entreprises pourront exploiter plus efficacement les données financières.

Bien que certaines entreprises aient utilisé l’automatisation robotique des processus (RPA) pour automatiser les tâches répétitives et chronophages dans le traitement des points d’accès, elle manquait d’intelligence informatique. Cependant, l’apprentissage automatique nous permet d’automatiser le traitement des factures de manière plus efficace, rapide et précise en apprenant continuellement à partir des données disponibles.

Nous pouvons désormais nous attendre à ce que les solutions d’automatisation AP adoptent des fonctionnalités intelligentes telles que la prédiction du flux de travail d’approbation, le codage automatique à l’aide de l’historique des factures, le signalement des factures en double et des anomalies, l’amélioration de la gestion des exceptions ainsi que l’amélioration de la précision de la capture des données grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Capacités mobiles et expérience utilisateur prioritaires

Bien que les capacités mobiles aient toujours été importantes, leur importance a considérablement augmenté après le COVID-19. Au milieu des mesures de distanciation sociale, les gens doivent travailler à distance. Cependant, en l’absence de fonctionnalités mobiles, il peut être extrêmement difficile de faire avancer les workflows de facturation et les approbations.

L’accès aux processus AP via des appareils mobiles authentifiés peut aider les employés à exécuter efficacement les processus AP à domicile. Grâce aux capacités mobiles accrues prises en charge par les infrastructures cloud, les équipes ne travailleront plus au même endroit.

De plus, travailler à distance tout en équilibrant les obligations familiales et autres nécessite des solutions non seulement automatisées, mais également simples à mettre en œuvre et à utiliser. C’est pourquoi les utilisateurs professionnels recherchent l’interface utilisateur intuitive et l’expérience utilisateur que nous avons dans la plupart des applications grand public.

En augmentant l’automatisation et en mettant en œuvre des vérifications et des contrôles intuitifs dans les processus AP, les entreprises peuvent simplifier davantage l’expérience utilisateur. Dans le même temps, il aidera les entreprises à concevoir des solutions faciles à déployer et nécessitant une formation minimale.

Alors que la poussière se dépose sur les événements de COVID-19, nous pouvons nous attendre à plus d’innovations dans l’automatisation des points d’accès. La plupart des nouveaux changements viseront à rendre la plupart des fonctionnalités intelligentes et à rendre l’automatisation des points d’accès plus sécurisée, accessible, automatisée et facile à utiliser.