5 raisons pour lesquelles les solutions de traitement automatisé des factures ne sont pas égales

mai 20, 2022 by Joy Yang

Les factures impayées entravent gravement la capacité de gain d’une organisation. Si les entreprises ne sont pas payées pour leurs services à temps, cela peut peser lourdement sur leurs finances. C’est pourquoi le traitement des factures joue un rôle crucial dans les affaires, quel que soit le secteur.

Il est le moteur de toutes les opérations financières et assure le paiement en temps voulu de toutes les factures. Cependant, de la génération des factures au paiement, le traitement des factures est en proie à plusieurs processus manuels.

Le traitement automatisé des factures aide les entreprises à remplacer les procédures manuelles chronophages par des solutions efficaces et automatiques. Des coûts réduits, des délais de traitement plus rapides et des taux d’erreur minimaux à l’utilisation efficace des ressources, les entreprises peuvent tirer plusieurs avantages du traitement automatisé des factures.

Néanmoins, de nombreuses entreprises ont du mal à tirer le meilleur parti de cette technologie exceptionnelle, tandis que d’autres ont du mal à l’intégrer à leur flux de travail. Dans cet article, nous discuterons des différences entre les solutions de traitement automatisé des factures et de ce qu’il faut rechercher.

5 principales raisons pour lesquelles le traitement automatisé des factures n’est pas égal

1-Classement des factures parmi les autres documents

Souvent, les documents envoyés aux clients pour traitement contiennent une quantité importante de documents indésirables. Bien que cette tâche soit relativement facile pour les humains, il faut beaucoup de temps pour qu’une personne parcoure chaque document manuellement.

D’autre part, de nombreuses solutions de traitement automatisé des factures ne sont pas équipées de fonctionnalités intelligentes. C’est pourquoi ces solutions peuvent échouer à détecter les factures dans un tas d’autres documents. À moins que votre solution de traitement automatisé des factures ne dispose de fonctionnalités avancées de capture intelligente des données et d’apprentissage automatique, il peut être difficile d’identifier la présence de données de paiement dans un document.

2-Détecter le nombre de factures dans un seul document

Dans de nombreux cas, un seul document peut contenir plusieurs factures dans un seul document. Nous voyons souvent des entreprises concaténer plusieurs factures en un seul PDF. Ce n’est peut-être pas un problème pour un humain, mais si vous utilisez une solution automatisée pour une efficacité optimale, il est facile de manquer de telles factures. Bien que les solutions intelligentes de traitement automatisé des factures soient capables de détecter et de séparer ces factures, toutes les solutions automatisées ne disposent pas de ces fonctionnalités.

3-Identification du type de document

Bien que les entreprises utilisent principalement des factures et des notes de crédit, les documents de paiement peuvent être de différents types. Pour une comptabilité précise, il est essentiel de déterminer avec précision le type de document.

Les solutions simples de traitement des factures échouent souvent à identifier les différents types de documents, ce qui entraîne une comptabilité inexacte. Si votre solution automatisée ne parvient pas à reconnaître le type de document, cela peut facilement se transformer en une erreur coûteuse pour votre entreprise.

C’est pourquoi les solutions avancées de traitement automatisé des factures nécessitent plus qu’une simple OCR (reconnaissance optique de caractères). Les solutions efficaces utilisent des classificateurs supplémentaires pour optimiser leurs algorithmes d’apprentissage automatique, leur permettant de classer les documents avec précision.

4-Identification de l’expéditeur et du destinataire

Certaines factures contiennent les informations d’identification du destinataire et de l’expéditeur. Dans de telles situations, une solution automatisée peut avoir du mal à traiter correctement le document. Les solutions automatisées avec des fonctionnalités limitées peuvent confondre les deux parties et identifier à tort les expéditeurs en tant que destinataires et vice versa.

Pour éviter ce problème, les solutions avancées de traitement automatisé des factures recherchent des informations supplémentaires et génèrent des fonctionnalités pertinentes. Cela les aide à identifier avec précision les expéditeurs et les destinataires.

5-Classement du texte du document

L’une des principales caractéristiques du traitement automatisé des factures est l’extraction de données textuelles à partir de documents. À cette fin, la plupart des solutions s’appuient sur des variantes d’algorithmes OCR pour numériser des factures ou des reçus photographiés.

Cependant, les algorithmes OCR sont très sensibles aux distorsions et au flou et peuvent ne pas réussir à extraire les données avec précision dans de telles situations. De même, si les données sont manuscrites, les algorithmes OCR peuvent avoir du mal à capturer les données efficacement.

Dans d’autres cas, les données textuelles extraites de documents natifs peuvent facilement être corrompues car les PDF n’utilisent pas d’encodage de texte simple, ce qui oblige le logiciel à générer des symboles corrompus, ce qui entraîne des erreurs coûteuses pour l’entreprise.

À moins que votre solution d’automatisation AP n’utilise des algorithmes d’apprentissage automatique hautement optimisés, lors de l’extraction de texte, il peut être difficile pour les solutions de traitement automatisé des factures de minimiser les erreurs.

Que rechercher dans une solution de traitement automatisé des factures

Bien que certaines solutions automatisées aient des fonctionnalités limitées, l’utilisation des bonnes solutions de traitement automatisé des factures peut apporter d’innombrables avantages à votre organisation.

Traitement plus rapide des factures à moindre coût

Le retard dans le traitement des factures peut constituer un obstacle important à la croissance des entreprises. Le retard dans le paiement des cotisations entraîne des pénalités qui entraînent des coûts plus élevés. Dans le même temps, de nombreuses entreprises courent le risque d’être mises sur liste noire en raison du retard de paiement des factures.

Les solutions avancées de traitement automatisé des factures réduisent considérablement le temps nécessaire au traitement des factures. Des fonctionnalités telles que les flux de travail dynamiques, la capture intelligente de données et la facturation électronique accélèrent le traitement des factures et éliminent les coûts résultant des retards de paiement.

Classement des documents

Les principales solutions de traitement automatisé des factures mettent en œuvre une classification intelligente des documents. La technologie utilise plusieurs méthodes pour baliser les types de documents standard et d’autres contenus liés aux processus métier. La classification intelligente des documents garantit que les documents de paiement sont traités avec précision ; ce qui permet aux entreprises de régler plus facilement les dettes impayées en temps opportun.

Utiliser efficacement les ressources

Une solution AP de premier plan soulage les ressources humaines des processus manuels fastidieux en automatisant la saisie des données et le traitement des factures. Cela aide les entreprises à utiliser leurs ressources dans d’autres tâches critiques et à maximiser l’efficacité de leur organisation.

Améliorer les relations commerciales

Pour toute entreprise, développer un lien fort avec vos fournisseurs et vendeurs est essentiel pour réussir. Une bonne solution de traitement automatisé des factures vous permet de résoudre rapidement les factures impayées, ce qui vous permet de développer une relation solide avec vos fournisseurs.

Amélioration de la correspondance des bons de commande

L’appariement des commandes peut être une procédure laborieuse qui fait perdre du temps et de l’argent. Cela oblige votre personnel à examiner chaque facture individuellement, puis à la comparer aux documents pertinents, tels que les bons de commande ligne par ligne.

La nature lente et fastidieuse de la procédure peut réduire considérablement l’efficacité de votre organisation, ce qui nuit à votre entreprise. Cependant, une solution de traitement automatisé des factures à la pointe de la technologie rationalise ces processus à l’aide de diverses fonctionnalités intelligentes.

Il capture et stocke les données nécessaires de vos documents de paiement et transforme les données en format numérique. Grâce à cette solution, votre entreprise peut extraire et vérifier des informations telles que les informations sur les articles, les montants, les codes GL et les conditions en fonction des règles de workflow configurées.

Extraction précise des données

L’extraction précise des données peut être un problème même pour les solutions de traitement automatisé des factures. Cependant, les solutions intelligentes de traitement des factures sont équipées d’algorithmes d’apprentissage automatique très avancés qui garantissent une extraction précise des données des factures entrantes.

Trouver une solution d’automatisation AP leader spécialisée dans la capture intelligente dans le cloud, l’apprentissage automatique et l’automatisation des processus robotisés est essentiel pour aider les entreprises à éliminer les obstacles au traitement des factures. Exploitez des fonctionnalités intelligentes telles que la capture de données intelligente, les workflows dynamiques, la facturation électronique pour automatiser le traitement des factures et éliminer les frais généraux supplémentaires de votre entreprise.