5 bonnes pratiques pour optimiser la gestion de votre workflow de facturation

mai 19, 2022 by Joy Yang

Avec 39 % des services de comptabilité fournisseurs signalant des coûts de traitement des factures élevés et des erreurs substantielles comme leurs plus grands défis, la gestion inefficace du flux de travail des factures représente un risque important pour les performances de l’entreprise.

En termes simples, un flux de travail de facturation est un processus qui détermine la façon dont l’entreprise achemine et approuve les factures.

Bien que les workflows de facturation manuels fonctionnent, ils sont fastidieux, chronophages et considérablement moins fiables, ce qui en fait la stratégie la moins efficace pour un traitement efficace des factures.

Les procédures manuelles sont également plus susceptibles de faire plus d’erreurs ; erreurs qui font perdre plus d’argent aux entreprises chaque jour.

Bien qu’il soit compréhensible de faire quelques erreurs, ces coûts peuvent rapidement s’accumuler si votre service AP ne rationalise pas le flux de travail de facturation.

Cinq meilleures pratiques pour assurer une gestion efficace du flux de travail des factures

Heureusement, les entreprises peuvent éviter ces problèmes en mettant en œuvre ces meilleures pratiques de flux de travail de facturation au sein de leur service AP. Dans cet article, nous aborderons cinq bonnes pratiques pour assurer une gestion efficace du flux de travail des factures.

1-Centraliser la gestion des informations

La première étape pour rationaliser la gestion du flux de travail des factures consiste à centraliser la gestion des informations pour votre service AP. Perdre des factures critiques n’est pas un événement rare, vous utilisez toujours des processus manuels.

Si vous générez des reçus de facture, effectuez une extraction de données et une validation de facture à différents endroits, il est facile de perdre des informations au cours de ces procédures.

La centralisation de la gestion de vos informations aide les départements AP à garder une trace de toutes les factures entrantes et évite que les factures ne soient perdues lors de l’acheminement et de l’approbation.

Même si le personnel AP est responsable de différentes tâches, ils peuvent ne pas tous être au même endroit, il est donc important de s’assurer que vous centralisez toutes les informations clés en un seul endroit.

Dans de telles situations, une solution d’automatisation AP peut être extrêmement contraignante pour l’application des politiques de l’entreprise et la rationalisation du traitement des factures.

2-Go sans papier

Les factures papier entraînent des frais généraux considérables pour les entreprises du monde entier. Ces documents papier occupent non seulement d’énormes quantités d’espace de stockage, mais sont beaucoup plus difficiles à extraire des informations.

L’atténuation des erreurs sur les factures papier à elles seules a un coût énorme, certaines études ayant révélé un coût pouvant atteindre 53,50 $ par facture.

Si cela ne suffisait pas, les archives papier sont également vulnérables aux dommages physiques, et des années de documents peuvent être facilement détruites en cas d’accident.

Avec autant de risques à portée de main, il est logique que votre service AP se débarrasse du papier et passe à un système d’enregistrement numérique.

Les enregistrements de factures numériques sont non seulement sécurisés, mais également faciles à traiter et moins susceptibles d’être endommagés que les enregistrements papier.

Pour numériser des données papier, vous aurez peut-être besoin d’un logiciel intelligent de capture de données, mais investir dans ces solutions vaut la peine compte tenu de ses avantages infinis.

 

 

3-Enregistrer les nouvelles factures immédiatement

Pour rationaliser le flux de travail des factures, il est essentiel de saisir les nouvelles factures dans votre système AP le jour même où vous les recevez.

La consommation immédiate des factures garantit qu’aucune facture n’est perdue après avoir été reçue et donne également au responsable un aperçu précis de la charge de travail actuelle de son service.

Prendre le temps de numériser et de saisir chaque facture entrante dans votre système peut sembler fastidieux, mais se débarrasser de ces factures tôt peut réduire les risques d’erreurs.

4-Clarifier les règles de workflow

Lorsque plusieurs employés travaillent ensemble dans différentes équipes, il est essentiel de définir des limites et des procédures claires qui les empêchent d’interférer dans le travail des autres.

Vous devez vous assurer que tout le monde dans le service AP est sur la même longueur d’onde concernant les politiques de gestion des exceptions et les délais d’approbation.

Pour éliminer toute confusion, il est essentiel de définir clairement les règles de workflow pour chaque membre du département AP. Une façon d’appliquer les règles de workflow consiste à personnaliser le logiciel d’automatisation AP en fonction de vos politiques, puis à utiliser ses fonctionnalités pour les appliquer.

5-Configurer un portail fournisseur pour mieux organiser les données fournisseurs

La gestion des demandes d’état de paiement des fournisseurs est un casse-tête constant pour les services de comptabilité fournisseurs.

Pour établir de bonnes relations avec vos fournisseurs, vous devez mettre en place une communication transparente et tirer parti de la technologie pour améliorer l’organisation des données.

Les départements AP ont besoin d’une liste principale unique et propre pour rassembler toutes les informations sur les fournisseurs en un seul endroit. Sans un système de vérification approprié, votre service peut collecter des informations sur les fournisseurs en double, incomplètes ou frauduleuses.

De telles erreurs exposent les entreprises à diverses erreurs comptables, à des fraudes ainsi qu’à des paiements inexacts.

La numérisation des informations sur les fournisseurs et le stockage des factures, des dossiers fiscaux et des détails de paiement dans un emplacement centralisé vous aident à créer une archive transparente. Ensuite, vous pouvez créer un portail fournisseur pour tous vos fournisseurs.

Un portail fournisseur jette les bases d’une relation commerciale inclusive et vous permet de maintenir la confiance avec vos fournisseurs.

Grâce au portail, vos fournisseurs peuvent sélectionner leur mode de paiement préféré, saisir ou modifier les informations de paiement ou de contact, et voir les informations de paiement à tout moment et en tout lieu.

Les fournisseurs peuvent toujours être au courant de l’état de leurs paiements. Dans le même temps, les portails de fournisseurs en libre-service peuvent réduire considérablement les erreurs de paiement. Étant donné que les fournisseurs saisissent et mettent à jour toutes les informations par eux-mêmes, ils peuvent facilement valider les informations d’adresse, les détails de paiement et les numéros d’identification fiscale, éliminant ainsi les conjectures du processus.

Classer les informations fiscales

La saison des impôts est déjà frustrante pour les départements AP, mais constater que vous ne disposez pas de suffisamment d’informations sur un dossier particulier peut aggraver les choses pour vous.

C’est pourquoi c’est une bonne idée de préparer un W-9 pour chaque fournisseur avant de procéder à leur paiement.

Cela évite beaucoup de tracas pendant la saison des impôts. Au lieu de préparer des formulaires 1099 et d’essayer d’éviter les amendes pour non-conformité aux exigences de déclaration 1099, vous pouvez traiter ce problème de manière proactive.

Cependant, vous devez toujours mettre en place des procédures bien définies pour gérer efficacement les taxes de vente et d’utilisation.

L’utilisation d’une solution automatisée aide les entreprises avec les audits et les taxes en les aidant à appliquer les meilleures pratiques AP. Ces solutions peuvent rendre toutes les informations pertinentes facilement disponibles, ce qui facilite leur traitement et leur classement.

De plus, puisque l’automatisation réduit les erreurs, vous pouvez minimiser le risque de retards ou d’autres problèmes à l’aide d’informations précises.

 

mackenzie banner fr