5 améliorations des comptes fournisseurs que vous pouvez attendre de l’utilisation du traitement des factures en ligne

mai 19, 2022 by Joy Yang

Que vous soyez un entrepreneur, un propriétaire de PME ou un gestionnaire d’une entreprise multinationale, maximiser la productivité et l’efficacité au sein du flux de travail de votre organisation apportera d’innombrables avantages à votre entreprise.

Cependant, si vous comptez toujours sur des procédures manuelles pour les processus de comptabilité fournisseurs, il est impossible d’atteindre la productivité et l’efficacité. Les factures papier entraînent des erreurs et des retards inutiles qui entraînent des coûts excessifs pour les entreprises.

De telles interruptions et retards empêchent votre entreprise d’atteindre son plein potentiel et entravent votre chemin de croissance.

Rien d’étonnant à ce que plus de 50 % des services des comptes fournisseurs (AP) reconnaissent que la migration des systèmes de facturation manuels est une priorité absolue pour eux.

Une solution de traitement automatisé de la facturation en ligne est la solution idéale pour optimiser votre modèle de facturation et garantir le paiement en temps voulu de toutes les factures. Il peut rationaliser toutes les opérations de comptes fournisseurs en offrant à votre entreprise des outils AP avancés associés à des fonctionnalités intelligentes premium.

Dans cet article, nous discutons des principaux avantages du traitement des factures en ligne et de ce que cela peut signifier pour votre entreprise.

Mise à niveau à partir de solutions héritées inefficaces

Une solution de traitement des factures en ligne remplace parfaitement les anciennes solutions de traitement des factures inefficaces.

Le système en ligne revitalise votre ancien système avec des fonctionnalités de coupe telles que la capture automatisée des factures, les approbations instantanées, les paiements à temps et le rapprochement transparent fournis via une console unifiée.

Traitement des factures sans effort

Une solution de traitement des factures en ligne permet aux entreprises de capturer les factures des fournisseurs via des portails Web et des e-mails. Cela signifie que tous vos partenaires commerciaux peuvent facilement partager des factures sans avoir à créer des factures papier et à vous les envoyer manuellement.

Contrairement aux procédures manuelles chronophages, une solution en ligne centralise les reçus de factures en permettant aux fournisseurs de soumettre leurs factures par e-mail.

Alternativement, ces fournisseurs peuvent télécharger des factures commerciales directement sur des portails sécurisés et suivre leur progression. Dans le même temps, les entreprises peuvent recevoir des alertes au cas où le système détecterait des factures en double dans son système.

En fin de compte, le traitement des factures en ligne gère tout, de l’exécution du paiement au rapprochement sans effort.

Capture de données intelligente simplifiée

La capture intelligente de données est une fonctionnalité essentielle de toutes les solutions de traitement automatisé des factures. Cette technologie perturbatrice élimine le besoin d’une saisie fastidieuse des données de facturation.

Il utilise des variantes de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la renforce avec des couches d’algorithmes avancés d’apprentissage automatique, améliorant constamment ses fonctionnalités de capture de données.

La capture de données intelligente peut aider les entreprises à assurer cette documentation avec les processus métier existants ; facilitant la sécurisation des documents et l’automatisation des processus.

La technologie utilise plusieurs méthodes pour baliser les types de documents standard et d’autres contenus liés aux processus métier.

Étant donné que les solutions de traitement des factures en ligne utilisent une classification avancée pour organiser automatiquement les documents, les entreprises peuvent classer les documents entrants au fur et à mesure qu’elles les reçoivent.

En d’autres termes, les entreprises peuvent s’assurer que les documents entrants sont marqués en fonction de toutes les balises de conformité et de sécurité pertinentes. Cela facilite la mise en œuvre de la conformité de la géolocalisation, des contrats, ainsi que des informations d’identification personnelle (PII).

Dans le même temps, les solutions de traitement des factures en ligne peuvent également attribuer du contenu à une piste d’audit, ce qui peut aider à se conformer aux réglementations gouvernementales.

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Traitement des factures plus rapide et précis

L’utilisation de solutions de traitement de factures en ligne de capture automatique de données permet aux entreprises d’intégrer la facturation électronique et d’établir des flux de travail dynamiques, minimisant le temps nécessaire pour obtenir les approbations, économisant ainsi un temps et de l’argent inestimables.

Dans le même temps, le flux de travail dynamique et une approbation plus rapide accélèrent le traitement des factures et réduisent les coûts causés par les retards de paiement.

Correspondance automatisée des bons de commande

Une solution de traitement des factures en ligne permet à votre entreprise de configurer des règles conformément à vos politiques organisationnelles. Cela signifie que vous pouvez personnaliser si une facture entrante correspond aux politiques de votre entreprise et traiter chaque facture en fonction de son type.

Les solutions avancées offrent une correspondance à 2 et 3 voies pour les en-têtes et les niveaux de ligne, ce qui facilite le traitement des incohérences dans les plages de tolérance. Même si une facture n’est pas automatiquement rapprochée en fonction des seuils de tolérance, vous pouvez prédéfinir des approbations d’exception supplémentaires pour la gestion des exceptions.

Approbations multiniveaux efficaces

Une solution de traitement des factures en ligne permet aux entreprises de configurer des approbations à plusieurs niveaux en fonction de leur hiérarchie organisationnelle.

Ces fonctionnalités renforcent les contrôles internes de votre entreprise, ce qui vous permet d’éliminer plus facilement les longs processus manuels et d’optimiser l’efficacité du flux de travail.

La plate-forme en ligne permet aux départements AP d’acheminer automatiquement les e-mails pour approbation en ligne ou par courrier. De même, les approbateurs de haut niveau peuvent examiner les approbations de factures non lues, traiter les factures impayées et traiter les processus en attente d’action AP.

Enfin, il est également possible d’inviter de nouveaux fournisseurs à s’inscrire en ligne directement par e-mail.

Collaboration transparente

Une solution de traitement des factures en ligne offre à votre organisation une plate-forme unique accessible à travers plusieurs départements et sites dans le monde.

Le système n’a pas besoin de s’appuyer sur des emplacements partagés et des heures de travail similaires pour permettre la collaboration entre le personnel distant.

Même si votre entreprise est répartie sur différents sites, la solution peut collecter des données provenant de sources disparates et les organiser dans un emplacement unique et sécurisé.

Simultanément, le traitement des factures en ligne peut prendre en charge plusieurs utilisateurs distincts, ainsi que divers processus AP divers, incorporant toutes les fonctionnalités dans un seul et facile-to-manage solution.

Traitement des paiements agrégés

La plupart des solutions de traitement des factures sont conçues pour gérer des factures uniques, mais échouent lorsqu’elles doivent traiter des centaines de factures simultanément.

Cependant, une solution de traitement de factures en ligne permet aux entreprises de regrouper différentes factures, peu importe qui les a envoyées ou le mode de paiement qu’elles utilisent.

Dans le même temps, vous pouvez séparer le mouvement réel de l’argent des approbations de factures afin qu’il soit possible d’appliquer la séparation des tâches. Si vous ne disposez pas de fonds suffisants, la solution peut retenir les paiements des fournisseurs et vous en informer également.

Communications automatisées avec les fournisseurs

La gestion des demandes d’état de paiement des fournisseurs est un casse-tête constant pour les services de comptabilité fournisseurs. Une solution de traitement des factures en ligne automatise les communications entre les fournisseurs et votre entreprise, garantissant que les fournisseurs restent informés de chaque mise à jour et étape du processus de facturation et de paiement.

Cela inclut des alertes de statut envoyées par e-mail, ainsi que l’accès à des portails sécurisés où les fournisseurs peuvent vérifier eux-mêmes leur statut de paiement. En conséquence, cela peut réduire considérablement le temps passé par le personnel AP sur les demandes de renseignements et la résolution.

Trouver la bonne solution de traitement des factures en ligne qui aide votre entreprise à rationaliser son modèle de facturation et à maximiser l’efficacité de votre flux de travail.

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