4 critères majeurs lors de la recherche d’un système de gestion de documents intelligent

janvier 28, 2022 by Ramkumar Balan

Alors que de nombreuses organisations recherchent des solutions qui améliorent leur lieu de travail dans le monde numérique, l’une des parties les plus importantes, la gestion des documents, a été considérée comme une partie qui peut être supprimée du futur lieu de travail.

Cependant, la gestion des documents jouera un rôle vital dans l’avenir de nombreuses entreprises et continue de jouer un rôle crucial dans le soutien de nombreuses entreprises à l’heure actuelle.

Sur la base de l’étude Global Print 2025 de Quocirca, de nombreuses entreprises s’attendent à ce qu’un bureau « moins de papier » soit plus courant qu’un bureau entièrement sans papier. Aujourd’hui, 78 % des entreprises déclarent que le papier est important pour leurs activités quotidiennes, et 64 % s’attendent à ce qu’il le soit toujours en 2025.

Même si les organisations s’attendent à être moins dépendantes du papier qu’auparavant, l’utilisation du papier continuera à l’avenir aux côtés des logiciels de gestion de documents pour l’aider à entrer dans le monde numérique.

Dans cet esprit, à quoi ressemble un bon système de gestion de documents ? Voici quelques-uns des principaux critères lors de la recherche d’une solution appropriée :

Automatisation du flux de travail des employés

L’une des principales parties d’un système de gestion de documents devrait être l’amélioration du flux de travail au point où il peut automatiser une grande partie du flux de travail d’un employé.

Dans un environnement d’équipe, le flux de travail signifie le flux de documents au sein de l’équipe, le processus incluant généralement plusieurs personnes responsables de la création, de la révision, de la mise à jour et, finalement, de l’approbation des documents.

Comme certaines décisions doivent être basées sur des documents justificatifs, plus un document peut être traité rapidement, plus le flux de travail est rapide pour l’entreprise.

L’amélioration du flux de travail doit s’accompagner d’une compréhension claire de l’entreprise, des processus impliqués et des personnes qui participent au flux de travail.

Le type d’avantages qui peut être réalisé n’est possible que si le logiciel peut s’interfacer entre différentes applications et s’il est facile à utiliser pour les employés.

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Infrastructure existante et services cloud

Le coût doit être une préoccupation lors de l’examen de la gestion des documents, surtout si les coûts peuvent être réduits en tirant parti de l’infrastructure existante.

Par exemple, si vous possédez une imprimante multifonction Xerox, recherchez des solutions sur la galerie d’applications Xerox qui peuvent vous aider à traiter les documents dans le cadre de l’appareil, afin que vous puissiez tirer davantage parti d’un MFP.

De nombreuses personnes cherchant à parler à des fournisseurs de solutions constatent également qu’elles peuvent passer à côté de certains des problèmes actuels liés à leurs flux de travail, la plupart impliquant le déplacement de papiers comme des factures.

Lorsque vous recherchez une solution de workflow, recherchez la possibilité d’utiliser et de partager à partir du cloud, ce qui peut grandement profiter à vos employés, en particulier lorsqu’ils se rendent à des réunions mais ont besoin d’un document qui leur est transféré en toute sécurité.

Ressources et disponibilité des démos

Trouver une solution qui s’intègre parfaitement à votre organisation peut être une tâche difficile avec de nombreuses solutions proposant des fonctionnalités similaires.

L’une des parties les plus importantes de la recherche d’une solution est la recherche qui consiste à trouver toutes les solutions disponibles et à choisir dans cette liste.

Pour faciliter les choses, incluez d’autres employés dans le processus de recherche afin qu’ils puissent explorer les ressources d’une entreprise entourant leur solution.

Une fois que vous avez ces informations, trouvez le temps de planifier une démo afin de vous faire une idée de leur interface et de la façon dont elle pourrait être personnalisée pour s’adapter à votre propre flux de travail.

La meilleure démonstration d’une solution est une démonstration de « preuve de concept » où l’entreprise peut vous donner une maquette de la façon dont sa solution peut s’intégrer dans votre organisation.

Choisir un système de gestion de documents

Le papier restant une ressource majeure dans de nombreuses organisations, la gestion des documents est toujours aussi importante.

La meilleure mise en œuvre d’une solution doit impliquer les commentaires des employés, un plan bien documenté et de nombreuses questions pour voir comment cela profite à votre entreprise.

Assurez-vous de voir quels fournisseurs de solutions peuvent fournir un essai gratuit et peuvent s’intégrer à votre infrastructure existante pour rendre le choix plus simple.

Recherchez dès aujourd’hui des solutions sécurisées basées sur le cloud qui peuvent vous aider à tirer parti de la transformation numérique de votre entreprise dès aujourd’hui !

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