10 défis communs des solutions de gestion des références en 2021

janvier 28, 2022 by Ramkumar Balan

Les systèmes de gestion des références sont chargés de rationaliser les processus de référence de bout en bout et d’améliorer la transparence au sein de ces processus. Cependant, les systèmes de santé qui s’appuient sur des solutions de gestion manuelle des références souffrent en permanence de lacunes dans la communication entre les spécialistes et les prestataires de soins.

Le manque de coordination entre les prestataires conduit à divers problèmes tels que l’inefficacité opérationnelle clinique, les boucles de référence rompues, les informations médicales manquantes et le traitement tardif. Ces problèmes affectent directement la qualité des soins que reçoivent les patients et diminuent les résultats de santé pour les patients.

Malgré cela, de nombreux prestataires de soins de santé tardent à adopter les technologies disponibles et finissent par créer d’autres obstacles dans le continuum des soins aux patients. Dans cet article, nous discuterons des défis communs pour les systèmes de gestion des références en 2021.

Mauvais transferts

Le problème avec les systèmes traditionnels de gestion des références est qu’ils remettent aux patients un bout de papier et s’attendent à ce qu’ils prennent eux-mêmes un rendez-vous. Cependant, en réalité, la plupart de ces patients ne prennent pas de rendez-vous pour eux-mêmes. Une étude du NCBI a découvert qu’un tiers des patients ne donnent pas suite aux recommandations de leur PCP.

L’une des raisons derrière cela est que les processus d’auto-planification nécessitent plusieurs appels et de longs délais. Toutes ces choses frustrent parfois les patients au point qu’ils abandonnent complètement le rendez-vous.

À cause de ces incidents, les patients perdent des soins indispensables, tandis que les spécialistes perdent des revenus en raison des absences. De même, les PCP perdent des ressources précieuses qu’ils ont dépensées pour coordonner les visites de référence.

Il est nécessaire que les fournisseurs de soins primaires expliquent clairement chaque étape du processus de référence aux patients. En plus de cela, les PCP doivent s’assurer que les patients reçoivent tout le soutien dont ils ont besoin lors de la prise de rendez-vous. Cependant, un système de gestion de référence électronique efficace peut également planifier des rendez-vous de manière transparente.

Documentation

Souvent, les médecins manquent des informations précieuses sur les patients en raison d’un manque de coordination entre les prestataires. Il est également courant que les systèmes de référence manquent des résultats et des symptômes vitaux des tests initiaux lors de l’envoi de la commande de référence ; quelque chose qui entraîne des complications de santé qui auraient dû être évitées.

Défis de coordination des soins

Un autre problème critique dans les solutions traditionnelles de gestion des références est que les prestataires de soins primaires et secondaires sont incapables d’échanger des informations en temps opportun et avec précision.

Les ordres de référence comprennent des informations telles que la raison de la visite du patient, le service requis, l’urgence du rendez-vous, ainsi que la vérification de l’assurance.

Ces ordres de renvoi doivent être transférés efficacement pour éviter les erreurs de traitement et vérifier le paiement. Sans cette information, les prestataires spécialisés n’ont aucun moyen de savoir comment traiter les patients et qui est le prestataire de soins primaires du patient.

Une étude menée par le Journal of Internal Medicine a révélé que 50 % des spécialistes étaient insatisfaits de l’intégrité et de l’actualité des informations cliniques qu’ils reçoivent. D’autres fois, les prestataires envoient des fax de référence aux spécialistes sans indiquer la raison de la visite du patient.

Erreurs de référence

Les erreurs de référence sont l’un des plus gros problèmes causés par des systèmes de gestion de référence inefficaces. Ces erreurs peuvent avoir de graves conséquences pour les patients concernés. Selon une recherche publiée en 2018, les erreurs médicales sont devenues la troisième cause de décès aux États-Unis, avec des décès estimés à 440 000.

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Mauvais systèmes de suivi des références

Une fois la recommandation émise, les fournisseurs de soins primaires doivent être en mesure de suivre les patients tout au long de leur parcours. Sinon, les coordonnateurs de référence ne peuvent pas surveiller efficacement les soins aux patients et savoir quel type de tests le spécialiste a commandé, quand le rendez-vous a eu lieu et même si le patient s’est rendu au rendez-vous ou non.

Une recherche menée par la National Library of Medicine des États-Unis et les National Institutes of Health suggèrent que jusqu’à 25 à 50 % des médecins traitants ne savent pas si leurs patients peuvent consulter un spécialiste ou non.

Les médecins sont chargés d’orienter les patients vers des spécialistes dès que leur état l’exige. Cependant, après une référence, il appartient à l’efficacité du système de gestion des références d’assurer le rendez-vous et le traitement des patients en temps opportun. En raison d’un mauvais suivi des références de la part des prestataires de soins, leur personnel doit appeler des spécialistes pour vérifier l’arrivée d’un patient.

Un système de gestion des références électroniques permet aux PCP et aux groupes spécialisés d’avoir une plus grande visibilité sur l’ensemble du processus de référence. Cela leur permet également d’analyser les tendances critiques et de remédier plus efficacement aux inefficacités opérationnelles.

Manque de suivi

Même après la fin d’un rendez-vous de référence, de nombreux spécialistes ne bouclent pas la boucle avec le PCP. Un article publié dans les National Institutes of Health de la National Library of Medicine des États-Unis mentionne que 40% des PCP ont déclaré qu’ils n’avaient pas reçu de rapport de spécialistes référés pour le suivi du patient.

L’incapacité des spécialistes à fournir des rapports de suivi alourdit davantage le cycle de référence. Dans le même temps, les informations concernant l’état du patient ne font plus partie de son dossier médical électronique. Enfin, effectuer ces tâches manuellement augmente la probabilité que les données soient mal interprétées ou perdues, ce qui affecte sérieusement les soins aux patients dans les cas extrêmes.

Fuite de référence

Les fuites de références sont un problème important pour les fournisseurs de soins de santé à travers le pays. Ces fuites entraînent des milliards de pertes de revenus, certaines estimations allant de 55% à 65% de pertes de revenus.

Les solutions traditionnelles de gestion des références entraînent des retards de traitement inutiles. Les patients dans un état critique ne peuvent pas se permettre des retards de traitement, ils quittent donc leur réseau hospitalier existant au profit d’autres prestataires de soins de santé.

Gestion de plusieurs DSE/DME

De nombreux prestataires de soins de santé primaires et secondaires utilisent différents types de dossiers médicaux/de santé électroniques. En raison de diverses acquisitions et fusions de systèmes de santé, bon nombre de ces fournisseurs fonctionnent sur des systèmes hybrides. L’interopérabilité entre plusieurs systèmes DSE/DME est un défi important pour les solutions de gestion des références.

Trouver les bons spécialistes

Il est courant que les grands systèmes hospitaliers hébergent un grand nombre de spécialistes. Les prestataires de soins primaires n’ont aucun moyen de savoir si un spécialiste est nouveau ou manque d’expérience après des acquisitions ou des fusions. Cela oblige de nombreux PCP à orienter les patients hors de leurs réseaux malgré la présence d’un spécialiste au sein du réseau.

Manque de fonctionnalités d’analyse de référence

Les systèmes de santé doivent gérer d’innombrables références entrantes et sortantes au sein de leurs réseaux. Cependant, en raison du grand nombre de ces références, il est difficile de suivre et de surveiller les différentes catégories de références. Si une solution de gestion des références manque de fonctionnalités analytiques, le fournisseur ne peut pas identifier les modèles de références spécifiques, ce qui rend difficile pour lui d’optimiser davantage son flux de travail.

Les solutions de gestion des références dans les systèmes de santé doivent faire face à divers défis qui causent des problèmes inévitables pour les patients et les prestataires. Cependant, l’utilisation de la technologie d’automatisation numérique basée sur le cloud peut aider à relever ces défis et à minimiser les inefficacités au sein de leurs processus de gestion des références.

eReferral Management Automation est une solution spécialisée de gestion des références qui permet aux prestataires de minimiser le suivi manuel des références, d’améliorer les résultats des patients et de fournir des soins de santé plus intégrés et plus efficaces.